Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie PROFSOFT GLOBAL - FZCO („Unternehmen“, „wir“, „uns“ oder „unser“) personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Vaaau, einem digitalen Tresor für die Familie (der „Dienst“), erhebt, nutzt, speichert, weitergibt und schützt.

Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere mobile Anwendung, unsere Website und sonstige Dienste, die unmittelbar mit Vaaau zusammenhängen.

Im Sinne der anwendbaren Datenschutzgesetze handelt PROFSOFT GLOBAL - FZCO als Verantwortlicher in Bezug auf die personenbezogenen Daten, die wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben verarbeitet werden.

Der Dienst kann Nutzern in verschiedenen Ländern zur Verfügung stehen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Datenschutz- und Privatsphärengesetzen, einschließlich, soweit anwendbar, der Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“).

Verantwortlicher:

• PROFSOFT GLOBAL - FZCO
• Registrierungsnummer: DSO-FZCO-19380
• Lizenznummer: 21028
• Adresse: DSO-IFZA, IFZA Properties, Dubai Silicon Oasis, Dubai, UAE
• Tel.: +971 585798657
• E-Mail: hello@profsoft.ae

EU-Vertreter

Gemäß Art. 27 DSGVO hat PROFSOFT GLOBAL - FZCO den folgenden Vertreter in der Europäischen Union benannt:

• Kirill Olegovich Kaplin
• Rua da Seca do Bacalhau, 440, Fração Y
• Canidelo, Vila Nova de Gaia
• 4400-396, Portugal
• E-Mail: hello@profsoft.ae

Diese Datenschutzerklärung ist zusammen mit unseren Nutzungsbedingungen zu lesen.

Je nachdem, wie Sie Vaaau nutzen, können wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten erheben und verarbeiten.

Konto- und Authentifizierungsinformationen

Wenn Sie Ihr Vaaau-Konto erstellen oder darauf zugreifen, können wir Folgendes verarbeiten:

• Ihren Namen;
• E-Mail-Adresse;
• Authentifizierungs- und Kontodaten;
• Kontoeinstellungen und Präferenzen;
• Informationen zu Ihrem Abonnementplan.

Sie können Ihr Konto mit Ihrer E-Mail-Adresse oder über Authentifizierungsdienste von Drittanbietern erstellen oder darauf zugreifen, einschließlich Sign in with Apple und Sign in with Google.

Wenn Sie sich über Apple oder Google anmelden, können wir vom jeweiligen Anbieter bestimmte Informationen erhalten, etwa Ihre Kontokennung, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, je nach den Informationen, die Sie weitergeben möchten, und den Einstellungen des Anbieters.

Wenn Sie Sign in with Apple verwenden und sich entscheiden, Ihre E-Mail-Adresse zu verbergen, können wir anstelle Ihrer tatsächlichen E-Mail-Adresse eine von Apple generierte private Relay-E-Mail-Adresse erhalten.

Dokumente und Inhalte

Vaaau ermöglicht es Nutzern, Dokumente in einem digitalen Familientresor hochzuladen und zu speichern. Wir können Folgendes verarbeiten:

• in den Dienst hochgeladene Dokumente, Bilder und andere Dateien;
• in diesen Dokumenten enthaltene Informationen;
• Dokumentmetadaten, einschließlich Dateinamen, Dokumenttypen, Hochladedaten und Kategorien;
• aus Dokumenten extrahierte Informationen, einschließlich Namen, Daten, Dokumentdetails und Ablaufdaten;
• an die KI-Funktionalität gerichtete Fragen und KI-generierte Antworten;
• Informationen, die erforderlich sind, um Dokumente innerhalb des Dienstes zu organisieren, zu durchsuchen und zu verwalten.

Der Inhalt hochgeladener Dokumente kann personenbezogene Daten sowohl des Nutzers als auch anderer Personen enthalten.

Sensible und besondere Kategorien personenbezogener Daten

Da Vaaau für die Speicherung verschiedener Arten persönlicher und familiärer Dokumente konzipiert ist, können hochgeladene Dokumente sensible Informationen enthalten.

Dies kann Gesundheitsinformationen und andere besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO umfassen, etwa Daten, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, genetische oder biometrische Daten oder Informationen über das Sexualleben oder die sexuelle Orientierung einer Person.

Dokumente können auch andere sensible Informationen enthalten, einschließlich Nummern von Ausweisdokumenten, Finanzinformationen, Versicherungsinformationen und ähnlicher persönlicher Unterlagen.

Wir verarbeiten solche Informationen nur in dem Umfang, der erforderlich ist, um die vom Nutzer angeforderten Funktionen bereitzustellen, und in Übereinstimmung mit den anwendbaren Datenschutzgesetzen.

Personenbezogene Daten von Familienmitgliedern und anderen Personen

Zu Vaaau hochgeladene Dokumente können personenbezogene Daten von Familienmitgliedern oder anderen Personen enthalten, einschließlich Ehepartnern, Kindern, Eltern und anderen Personen, deren Informationen in den hochgeladenen Dokumenten erscheinen.

Wenn Sie personenbezogene Daten einer anderen Person hochladen, teilen oder anderweitig bereitstellen, erklären Sie, dass Sie rechtmäßig befugt sind, uns diese Daten bereitzustellen und ihre Verarbeitung in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung zu gestatten.

Soweit solche Dokumente besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO enthalten, einschließlich Gesundheitsinformationen, unterliegt ihre Verarbeitung den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen zusätzlichen Anforderungen.

Zahlungs- und Abonnementinformationen

Zahlungen können über den Apple App Store, Google Play oder andere autorisierte Zahlungsanbieter abgewickelt werden.

Wir können begrenzte Informationen zu Ihrem Kauf oder Abonnement erhalten, etwa:

• Abonnementplan und -status;
• Transaktions- oder Kaufkennung;
• Zahlungsdatum und -betrag;
• Abrechnungsland oder -region;
• Informationen zu Verlängerung, Kündigung oder Erstattung des Abonnements.

Wir erhalten oder speichern keine vollständigen Zahlungskartendaten, wenn Zahlungen direkt von Drittzahlungsanbietern verarbeitet werden.

Technische Daten und Nutzungsdaten

Wenn Sie den Dienst nutzen, können wir automatisch bestimmte technische Informationen verarbeiten, die für den Betrieb, die Sicherheit und die Verbesserung von Vaaau erforderlich sind, einschließlich:

• IP-Adresse;
• Gerätetyp und Betriebssystem;
• Anwendungsversion;
• Sprach- und Regionaleinstellungen;
• Anmelde- und Authentifizierungsinformationen;
• Nutzungs-, Diagnose-, Fehler- und Sicherheitsprotokolle.

Quellen personenbezogener Daten

Wir können personenbezogene Daten erhalten:

• direkt von Ihnen, wenn Sie ein Konto erstellen oder nutzen, Dokumente hochladen, KI-Funktionen nutzen, Ihr Abonnement verwalten oder uns kontaktieren;
• von Apple oder Google, wenn Sie Ihr Konto über Sign in with Apple oder Sign in with Google erstellen oder darauf zugreifen;
• vom Apple App Store, Google Play oder anderen autorisierten Zahlungsanbietern im Zusammenhang mit Käufen und Abonnements;
• von anderen Vaaau-Nutzern, wenn diese Sie zu einem Familientresor einladen, Dokumente teilen oder anderweitig Informationen über Sie über den Dienst bereitstellen;
• automatisch, wenn Sie den Dienst nutzen, einschließlich bestimmter technischer, Authentifizierungs-, Sicherheits- und Nutzungsdaten;
• aus der Verarbeitung der von Ihnen hochgeladenen Dokumente, wenn Vaaau Informationen extrahiert, klassifiziert oder generiert, die zur Erbringung des Dienstes erforderlich sind, etwa Dokumenttyp, relevante Details und Ablaufdaten.

Lädt ein Nutzer ein Dokument hoch, das personenbezogene Daten einer anderen Person enthält, erhalten wir diese Informationen von dem Nutzer, der das Dokument hochgeladen hat.

Wie wir personenbezogene Daten nutzen

Wir nutzen personenbezogene Daten nur für Zwecke, die mit der Bereitstellung, dem Betrieb und dem Schutz von Vaaau zusammenhängen, einschließlich um:

• Nutzerkonten zu erstellen, zu authentifizieren und zu verwalten;
• Dokumente im digitalen Tresor zu speichern, zu organisieren, zu durchsuchen und zu verwalten;
• Dokumente zu erkennen und zu klassifizieren und relevante Informationen, einschließlich Ablaufdaten, zu extrahieren;
• Nutzerfragen zu verarbeiten und KI-gestützte Antworten auf Grundlage hochgeladener Dokumente zu generieren;
• die Funktionen des Familientresors und der Dokumentenfreigabe bereitzustellen;
• Abonnements, Käufe, Verlängerungen, Kündigungen und Erstattungen zu verwalten;
• dienstbezogene Mitteilungen zu versenden, einschließlich Sicherheitsbenachrichtigungen und Erinnerungen an das Ablaufdatum von Dokumenten;
• Kundensupport zu leisten und auf Nutzeranfragen zu antworten;
• die Sicherheit und Integrität des Dienstes aufrechtzuerhalten, unbefugten Zugriff zu erkennen und Missbrauch zu verhindern;
• Fehler zu diagnostizieren sowie die Leistung und Zuverlässigkeit des Dienstes aufrechtzuerhalten und zu verbessern;
• anwendbare rechtliche Verpflichtungen zu erfüllen und auf rechtmäßige Anfragen zuständiger Behörden zu reagieren;
• Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen, soweit erforderlich.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, verarbeiten wir personenbezogene Daten nur, wenn wir über eine gültige Rechtsgrundlage nach dem anwendbaren Datenschutzrecht verfügen. Die Rechtsgrundlage hängt vom Zweck und der Art der Verarbeitung ab:

• Erstellung, Authentifizierung und Verwaltung Ihres Vaaau-Kontos — Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Speicherung, Organisation, Durchsuchung und Verwaltung von Dokumenten auf Ihre Anforderung — Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten, Extraktion relevanter Informationen und Ablaufdaten sowie Bereitstellung der von Ihnen angeforderten KI-gestützten Funktionen — Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Verwaltung von Abonnements, Käufen, Verlängerungen, Kündigungen und Erstattungen — Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und, soweit anwendbar, Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Versand erforderlicher dienst-, sicherheits- und dokumentbezogener Benachrichtigungen — Erfüllung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder unsere berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Schutz des Dienstes, Verhinderung von Betrug oder unbefugtem Zugriff, Aufrechterhaltung der Sicherheit und Diagnose technischer Probleme — unsere berechtigten Interessen am sicheren Betrieb und Schutz von Vaaau (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Einhaltung anwendbarer Gesetze und rechtmäßiger Anfragen zuständiger Behörden — Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen — unsere berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder andere anwendbare Rechtsgrundlagen.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Hochgeladene Dokumente können besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO enthalten, einschließlich Gesundheitsinformationen und anderer in Abschnitt 2 beschriebener sensibler Informationen.

Wenn wir solche Daten verarbeiten, benötigen wir sowohl eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO als auch eine anwendbare Bedingung nach Art. 9 DSGVO.

Soweit erforderlich, stützen wir uns auf die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Eine solche Einwilligung muss spezifisch und informiert sein und kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die vor dem Widerruf der Einwilligung erfolgt ist.

Enthält ein hochgeladenes Dokument besondere Kategorien personenbezogener Daten einer anderen Person, dürfen diese Daten nur hochgeladen und verarbeitet werden, wenn eine anwendbare Rechtsgrundlage und eine Ausnahme nach Art. 9 DSGVO vorliegen.

Einwilligung

Beruht die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese Einwilligung jederzeit über die verfügbaren Einstellungen des Dienstes oder durch Kontaktaufnahme mit uns unter hello@profsoft.ae widerrufen.

Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der auf der Einwilligung beruhenden Verarbeitung vor deren Widerruf. Ist die betreffende Verarbeitung erforderlich, um eine von Ihnen angeforderte Funktion bereitzustellen, kann der Widerruf der Einwilligung uns daran hindern, diese Funktion weiterhin bereitzustellen.

Berechtigte Interessen

Soweit wir uns auf unsere berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen, prüfen wir, ob die Verarbeitung für das betreffende berechtigte Interesse erforderlich ist und ob Ihre Rechte und Freiheiten dieses Interesse überwiegen.

Unsere berechtigten Interessen können die Aufrechterhaltung der Sicherheit, Integrität und Zuverlässigkeit von Vaaau, die Verhinderung von Betrug und Missbrauch, die Behebung technischer Probleme und den Schutz unserer Rechtsansprüche umfassen.

Vaaau nutzt künstliche Intelligenz und andere automatisierte Technologien, um bestimmte Funktionen des Dienstes bereitzustellen.

Wie wir KI einsetzen

Wenn Sie Dokumente hochladen oder KI-gestützte Funktionen nutzen, kann Vaaau automatisch:

• Dokumente erkennen und klassifizieren;
• Text und relevante Informationen aus Dokumenten extrahieren;
• Dokumenttypen und Ablaufdaten identifizieren;
• Informationen für die Suche organisieren und indexieren;
• Fragen zu Ihren Dokumenten verarbeiten;
• Antworten auf Grundlage der in Ihren Dokumenten enthaltenen Informationen generieren.

KI-generierte Antworten werden zu Informationszwecken bereitgestellt und können ungenau oder unvollständig sein. Nutzer sollten wichtige Informationen anhand der Originaldokumente überprüfen.

KI-Dienstleister

Zur Bereitstellung KI-gestützter Funktionen nutzt Vaaau derzeit die folgenden KI-Dienste:

• Cohere-Modelle über Amazon Bedrock in der AWS-Region Europa (Frankfurt), Deutschland, zur Erzeugung von Embeddings und zum Reranking von Informationen, die für die Dokumentensuche und das Auffinden von Dokumenten verwendet werden;
• Mistral AI OCR, für die optische Zeichenerkennung und die Extraktion von Informationen aus Dokumenten und Bildern, wobei die Verarbeitung in Frankreich konfiguriert ist;
• Anthropic Claude Haiku 4.5 über Amazon Bedrock in der AWS-Region Europa (Frankfurt), Deutschland, für KI-gestützten Chat und die Beantwortung von Fragen auf Grundlage von Nutzerdokumenten.

An den jeweiligen KI-Dienst werden nur die Informationen übermittelt, die zur Durchführung des betreffenden Vorgangs erforderlich sind.

Soweit auf KI-Modelle über Amazon Bedrock zugegriffen wird, haben die jeweiligen Modellanbieter über Amazon Bedrock keinen Zugriff auf das Amazon-Bedrock-Konto von Vaaau, auf Dienstprotokolle, Prompts oder generierte Ausgaben.

Wir können KI-Modelle und Dienstleister mit der Weiterentwicklung des Dienstes ersetzen oder aktualisieren, sofern eine solche Verarbeitung weiterhin den anwendbaren Datenschutzanforderungen entspricht.

Nutzung von Daten für KI-Training

Wir verwenden Ihre hochgeladenen Dokumente, personenbezogenen Daten, Fragen oder KI-generierten Antworten nicht, um KI-Modelle für unsere eigenen Zwecke zu trainieren oder zu optimieren (Fine-Tuning).

Wir wählen und konfigurieren KI-Dienste Dritter so, dass über Vaaau verarbeitete Nutzerinhalte nicht zum Training ihrer allgemeinen KI-Modelle verwendet werden, es sei denn, wir informieren Sie eindeutig anderweitig und verfügen über eine geeignete Rechtsgrundlage nach dem anwendbaren Datenschutzrecht.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Vaaau nutzt keine künstliche Intelligenz oder automatisierte Verarbeitung, um Entscheidungen über Nutzer zu treffen, die rechtliche Wirkungen entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen im Sinne des Art. 22 DSGVO.

Die KI-Funktionalität dient der Unterstützung bei der Erkennung, Organisation und Suche von Dokumenten sowie dem Auffinden von Informationen und entscheidet nicht über die Berechtigung eines Nutzers in Bezug auf Beschäftigung, Kredit, Versicherung, Gesundheitsversorgung oder andere ähnlich bedeutsame Leistungen.

Vaaau kann es Nutzern ermöglichen, Dokumente oder Informationen mit Familienmitgliedern oder anderen autorisierten Nutzern zu teilen.

Teilen und Zugriffsberechtigungen

Sie kontrollieren, ob und mit wem Sie Dokumente oder Informationen über Vaaau teilen.

Je nach verfügbarer Funktionalität können Sie einem anderen Nutzer Zugriff auf bestimmte Dokumente, Informationen oder Bereiche eines Familientresors gewähren.

Eine Person, die Zugriff erhält, kann die geteilten Informationen im Rahmen der ihr gewährten Berechtigungen einsehen oder anderweitig nutzen.

Sie sind dafür verantwortlich sicherzustellen, dass Sie rechtmäßig befugt sind, personenbezogene Daten anderer Personen zu teilen, und geeignete Empfänger und Zugriffsberechtigungen auszuwählen.

Verwaltung und Widerruf des Zugriffs

Soweit die entsprechende Funktion verfügbar ist, können Sie Zugriffsberechtigungen über Vaaau ändern oder widerrufen.

Der Widerruf des Zugriffs verhindert, dass der betreffende Nutzer von diesem Zeitpunkt an über Vaaau auf die Informationen zugreift. Wir können jedoch keine Kopien oder Informationen kontrollieren, die ein anderer Nutzer vor dem Widerruf des Zugriffs rechtmäßig heruntergeladen, exportiert oder anderweitig erlangt hat.

Schutz geteilter Informationen

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, die darauf ausgelegt sind, den Zugriff auf Dokumente und personenbezogene Daten auf autorisierte Nutzer zu beschränken.

Der Zugriff auf geteilte Informationen ist entsprechend den über den Dienst gewährten Berechtigungen beschränkt. Nutzer sollten ihre Zugangsdaten nicht weitergeben und angemessene Schritte unternehmen, um den Zugriff auf ihre Konten zu schützen.

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht.

Wir können personenbezogene Daten nur offenlegen, soweit dies erforderlich ist, um Vaaau bereitzustellen, zu betreiben, abzusichern und zu unterstützen, oder soweit eine Offenlegung nach geltendem Recht erforderlich ist.

Dienstleister

Wir können personenbezogene Daten an Drittdienstleister weitergeben, die für den Betrieb von Vaaau erforderliche Leistungen erbringen, einschließlich:

• Amazon Web Services (AWS), einschließlich Amazon Bedrock, für Cloud-Infrastruktur und KI-gestützte Funktionen. Vaaau nutzt über Amazon Bedrock bereitgestellte Modelle, einschließlich Cohere-Modellen für Embeddings und Reranking sowie Anthropic Claude Haiku 4.5 für KI-gestützten Chat;
• Mistral AI, für OCR und die Extraktion von Text und Informationen aus hochgeladenen Dokumenten und Bildern;
• Apple und Google, wenn Sie deren Authentifizierungsdienste nutzen, um Ihr Konto zu erstellen oder darauf zuzugreifen;
• Apple App Store, Google Play und andere autorisierte Zahlungsanbieter, für die Abwicklung von Käufen, Abonnements, Verlängerungen, Kündigungen und Erstattungen;
• E-Mail-, Benachrichtigungs- und Kundensupport-Anbieter, soweit erforderlich, um mit Nutzern zu kommunizieren und Support zu leisten;
• Sicherheits-, Monitoring- und technische Dienstleister, soweit erforderlich, um den Dienst zu schützen, zu warten und zu verbessern.

Soweit auf KI-Modelle über Amazon Bedrock zugegriffen wird, erhalten die jeweiligen Modellanbieter über Amazon Bedrock keinen direkten Zugriff auf das Konto von Vaaau, auf Dienstprotokolle, Prompts oder Modellantworten.

Dienstleister, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten nur für die betreffenden Zwecke und in Übereinstimmung mit den anwendbaren vertraglichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen zu verarbeiten.

Handelt ein Drittanbieter als eigenständiger Verantwortlicher für personenbezogene Daten, unterliegt seine Verarbeitung zusätzlich seiner eigenen Datenschutzerklärung und dem anwendbaren Datenschutzrecht.

Andere Nutzer

Personenbezogene Daten können gegenüber Familienmitgliedern oder anderen autorisierten Vaaau-Nutzern offengelegt werden, wenn Sie sich entscheiden, Dokumente oder Informationen mit ihnen zu teilen.

Eine solche Offenlegung ist auf die über den Dienst gewährten Zugriffsberechtigungen beschränkt, in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung.

Rechtliche und berufliche Offenlegungen

Wir können personenbezogene Daten offenlegen:

• gegenüber zuständigen Behörden, Gerichten oder Aufsichtsstellen, soweit dies nach geltendem Recht oder aufgrund einer rechtmäßigen Anfrage erforderlich ist;
• soweit erforderlich, um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen;
• gegenüber Rechts-, Buchhaltungs-, Prüfungs- oder anderen Berufsberatern, soweit dies für die Erbringung ihrer Leistungen vernünftigerweise erforderlich ist;
• im Zusammenhang mit einer Fusion, Übernahme, Umstrukturierung, Finanzierung oder Übertragung unseres gesamten Geschäfts oder eines Teils davon, vorbehaltlich der anwendbaren Datenschutzanforderungen.

Datenstandort

Vaaau ist so konzipiert, dass die primäre Speicherung und Verarbeitung von Nutzerdaten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) erfolgt.

Die KI-bezogene Verarbeitung ist derzeit überwiegend innerhalb Europas konfiguriert, einschließlich:

• Amazon-Bedrock-Dienste in der AWS-Region Europa, einschließlich Frankfurt, Deutschland;
• Mistral AI OCR-Verarbeitung, konfiguriert in Frankreich.

Je nach Konfiguration von Amazon Bedrock können bestimmte KI-Anfragen in einer anderen AWS-Region innerhalb der geografischen Grenzen Europas verarbeitet werden, wobei sie innerhalb Europas verbleiben.

Wir sind bestrebt, die Speicherung und Verarbeitung von Dokumenten und deren Inhalten innerhalb des EWR zu halten, wo immer dies vernünftigerweise möglich ist.

Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, die darauf ausgelegt sind, ein Sicherheitsniveau zu gewährleisten, das der Art und Sensibilität der über Vaaau verarbeiteten personenbezogenen Daten und den mit einer solchen Verarbeitung verbundenen Risiken angemessen ist.

Diese Maßnahmen umfassen, soweit angemessen:

• den Schutz personenbezogener Daten bei der Übertragung und Speicherung durch geeignete Verschlüsselung und sichere Kommunikationstechnologien;
• Zugriffskontrollen, die sicherstellen sollen, dass personenbezogene Daten und hochgeladene Dokumente nur für autorisierte Nutzer, Mitarbeiter und Systeme zugänglich sind, die einen solchen Zugriff benötigen;
• Authentifizierungs- und Kontosicherheitsmaßnahmen zur Verhinderung unbefugten Zugriffs;
• die Protokollierung und Überwachung administrativer und sicherheitsrelevanter Zugriffe auf Systeme, die personenbezogene Daten enthalten;
• geschützte Sicherungs- und Wiederherstellungsverfahren zur Wahrung der Verfügbarkeit und Integrität der Daten;
• technische Überwachung, Sicherheitsupdates und Maßnahmen zur Erkennung und Behebung von Schwachstellen, unbefugtem Zugriff und anderen Sicherheitsvorfällen.

Der Zugriff des Personals von PROFSOFT GLOBAL - FZCO auf Nutzerdokumente und deren Inhalte ist auf Fälle beschränkt, in denen ein solcher Zugriff für den Kundensupport, Sicherheitsuntersuchungen, technische Wartung, die Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen oder den Schutz des Dienstes und seiner Nutzer vernünftigerweise erforderlich ist.

Mitarbeiter und Dienstleister, die zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugt sind, unterliegen angemessenen Vertraulichkeits- und Datenschutzverpflichtungen.

Wir überprüfen unsere technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen regelmäßig und aktualisieren sie, soweit angemessen, unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Art der Verarbeitung und der Risiken für die Nutzer.

Kein elektronisches System kann absolute Sicherheit garantieren. Erlangen wir Kenntnis von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, werden wir den Vorfall bewerten, darauf reagieren und alle nach dem anwendbaren Datenschutzrecht erforderlichen Benachrichtigungen an betroffene Personen und zuständige Aufsichtsbehörden vornehmen.

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben und verarbeitet wurden, es sei denn, eine längere Aufbewahrungsfrist ist nach geltendem Recht erforderlich oder zulässig.

Aufbewahrungsfristen

Sofern nicht nach geltendem Recht eine längere Frist erforderlich ist oder dies für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist, wenden wir die folgenden Aufbewahrungsfristen an:

• Kontoinformationen: werden aufbewahrt, solange Ihr Vaaau-Konto aktiv ist, und innerhalb von 30 Tagen nach der Kontoschließung aus den aktiven Systemen entfernt, es sei denn, eine fortgesetzte Aufbewahrung ist nach geltendem Recht erforderlich.
• Hochgeladene Dokumente und extrahierte Informationen: werden aufbewahrt, solange die betreffenden Dokumente in Ihrem Konto verbleiben. Wenn Sie ein Dokument löschen oder Ihr Konto schließen, werden das Dokument und die zugehörigen extrahierten Informationen innerhalb von 30 Tagen aus den aktiven Systemen entfernt. In Sicherungssystemen enthaltene Kopien können verbleiben, bis die betreffende Sicherung gemäß dem unten beschriebenen Sicherungszyklus gelöscht oder überschrieben wird.
• KI-Fragen und -Antworten: werden bis zu 90 Tage nach der betreffenden Interaktion aufbewahrt, es sei denn, Sie löschen sie früher oder eine längere Frist ist erforderlich, um eine von Ihnen ausdrücklich angeforderte Funktion bereitzustellen.
• Abonnement-, Abrechnungs- und Transaktionsunterlagen: werden für den Zeitraum aufbewahrt, der nach den anwendbaren Steuer-, Rechnungslegungs- und Finanzgesetzen erforderlich ist. Soweit die Aufbewahrungspflichten der Körperschaftsteuer (Corporate Tax) der VAE gelten, werden die betreffenden Unterlagen mindestens sieben Jahre nach dem Ende des Steuerzeitraums aufbewahrt, auf den sie sich beziehen.
• Technische, Sicherheits- und Diagnoseprotokolle: werden nur für den Zeitraum aufbewahrt, der für Sicherheits-, Betrugspräventions-, Fehlerbehebungs- und Compliance-Zwecke vernünftigerweise erforderlich ist, und gelöscht oder anonymisiert, wenn sie nicht mehr benötigt werden.
• Sicherungskopien: werden im Rahmen des normalen Sicherungszyklus gelöscht oder überschrieben, in jedem Fall jedoch innerhalb von 90 Tagen, nachdem die betreffenden Daten aus den aktiven Systemen entfernt wurden, es sei denn, das Gesetz verlangt eine längere Frist.

Nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungsfrist werden personenbezogene Daten sicher gelöscht oder unwiderruflich anonymisiert.

Löschung von Konto und Dokumenten

Sie können einzelne Dokumente über die verfügbare Vaaau-Funktionalität löschen und die Löschung Ihres Kontos und der damit verbundenen personenbezogenen Daten beantragen.

Sie können einen Löschantrag auch stellen, indem Sie uns unter hello@profsoft.ae kontaktieren.

Nach der Löschung Ihres Kontos werden die mit dem Konto verbundenen personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert, außer soweit die Aufbewahrung bestimmter Informationen erforderlich ist, um:

• eine rechtliche Verpflichtung zu erfüllen;
• erforderliche Steuer-, Buchhaltungs- oder Transaktionsunterlagen aufzubewahren;
• Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen;
• Betrug, Missbrauch oder Sicherheitsvorfälle zu untersuchen oder zu verhindern, soweit eine fortgesetzte Aufbewahrung gesetzlich zulässig ist.

Personenbezogene Daten können nach ihrer Entfernung aus den aktiven Systemen bis zu 90 Tage in Sicherungskopien verbleiben. Während dieses Zeitraums werden Sicherungsdaten ausschließlich zu Zwecken der Notfallwiederherstellung, Sicherheit und Geschäftskontinuität aufbewahrt und nicht für den gewöhnlichen Betrieb des Dienstes genutzt. Wird während dieses Zeitraums eine Sicherung wiederhergestellt, werden Daten, die zuvor Gegenstand eines gültigen Löschantrags waren, gemäß unseren Löschverfahren erneut gelöscht.

Hat ein anderer Vaaau-Nutzer Informationen, die Sie mit ihm geteilt haben, rechtmäßig heruntergeladen, exportiert oder anderweitig erlangt, führt die Löschung dieser Informationen aus Ihrem Konto nicht automatisch zur Löschung der von diesem Nutzer eigenständig aufbewahrten Kopien.

Ihre Rechte hängen von den Datenschutzgesetzen ab, die für Sie und für unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten. Da Vaaau in erster Linie für Nutzer in Europa konzipiert ist, bilden die in der DSGVO festgelegten Rechte den primären Rahmen dieses Abschnitts.

Rechte von Nutzern im EWR nach der DSGVO

Soweit die DSGVO anwendbar ist, haben Sie das Recht:

• auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen und Informationen darüber zu erhalten, wie sie verarbeitet werden;
• unrichtige oder unvollständige personenbezogene Daten berichtigen zu lassen;
• die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, vorbehaltlich geltender gesetzlicher Ausnahmen;
• die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen einschränken zu lassen;
• Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und zu übertragen, soweit das Recht auf Datenübertragbarkeit anwendbar ist;
• Widerspruch gegen eine auf unseren berechtigten Interessen beruhende Verarbeitung einzulegen, einschließlich des Rechts, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung einzulegen;
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, ohne dass die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird;
• anwendbare Rechte im Zusammenhang mit automatisierter Entscheidungsfindung auszuüben, einschließlich des Rechts, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, wenn diese Entscheidung rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkungen entfaltet;
• Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde im EWR einzulegen.

Vaaau nutzt derzeit keine automatisierte Verarbeitung, um Entscheidungen zu treffen, die rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkungen für Nutzer entfalten.

Wie Sie Ihre Rechte ausüben

Sie können Ihre Rechte ausüben, indem Sie uns kontaktieren unter: hello@profsoft.ae

Nutzer in der Europäischen Union können sich auch an unseren EU-Vertreter wenden:

• Kirill Olegovich Kaplin
• Rua da Seca do Bacalhau, 440, Fração Y
• Canidelo, Vila Nova de Gaia
• 4400-396, Portugal
• E-Mail: hello@profsoft.ae

Wir können Informationen anfordern, die vernünftigerweise erforderlich sind, um Ihre Identität zu überprüfen, bevor wir einen Antrag bearbeiten.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, werden wir auf einen gültigen Antrag ohne unangemessene Verzögerung und in der Regel innerhalb eines Monats nach Eingang antworten. Soweit gesetzlich zulässig, kann diese Frist aufgrund der Komplexität oder der Anzahl der Anträge verlängert werden; in diesem Fall werden wir Sie entsprechend informieren.

Bestimmte Rechte können Beschränkungen und Ausnahmen unterliegen, die das geltende Recht vorsieht.

Zusätzliche Rechte für Nutzer in den Vereinigten Staaten

Je nach Ihrem Wohnsitzstaat und der Anwendbarkeit des jeweiligen US-Datenschutzrechts auf Vaaau können Ihnen zusätzliche Rechte zustehen, einschließlich des Rechts auf Zugang zu personenbezogenen Informationen, deren Berichtigung oder Löschung, auf Erhalt einer übertragbaren Kopie Ihrer Daten sowie auf Widerspruch gegen bestimmte Nutzungen oder Offenlegungen personenbezogener Informationen, soweit gesetzlich vorgeschrieben.

Vaaau verkauft keine personenbezogenen Daten.

Soweit das anwendbare US-Datenschutzrecht zusätzliche Rechte vorsieht, werden wir Anträge in Übereinstimmung mit diesem Recht bearbeiten.

Zusätzliche Rechte für Nutzer in den VAE

Soweit das Datenschutzrecht der VAE anwendbar ist, können Ihnen zusätzliche Rechte zustehen, einschließlich des Rechts auf Zugang zu Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, auf Berichtigung oder Löschung, auf Einschränkung bestimmter Verarbeitungen, auf Datenübertragbarkeit, soweit anwendbar, auf Widerruf der Einwilligung sowie auf Ausübung von Rechten im Zusammenhang mit bestimmten automatisierten Verarbeitungen.

Anträge zu diesen Rechten können an hello@profsoft.ae gerichtet werden.

Minderjährige

Vaaau ist für die Nutzung durch Personen bestimmt, die mindestens 18 Jahre alt sind.

Ein erwachsener Nutzer kann Dokumente über seine Kinder oder andere Minderjährige hochladen und speichern, soweit er rechtmäßig befugt ist, diese Informationen bereitzustellen und zu verarbeiten. Die Verarbeitung solcher Daten unterliegt den Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung.

Erlangen wir Kenntnis davon, dass eine Person unter 18 Jahren ohne geeignete Rechtsgrundlage ein Konto erstellt oder uns direkt personenbezogene Daten bereitgestellt hat, können wir die betreffenden Informationen löschen und das Konto schließen.

Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website und der Dienst können Cookies, Software Development Kits (SDKs), lokale Speicher und ähnliche Technologien verwenden, soweit dies erforderlich ist, um:

• Nutzer zu authentifizieren und sichere Sitzungen aufrechtzuerhalten;
• wesentliche Einstellungen und Präferenzen zu speichern;
• den Dienst zu schützen und unbefugten Zugriff zu verhindern;
• technische Fehler zu diagnostizieren und die Leistung des Dienstes aufrechtzuerhalten.

Technologien, die für den Betrieb und die Sicherheit des Dienstes unbedingt erforderlich sind, können ohne Einwilligung verwendet werden, soweit das geltende Recht dies zulässt.

Setzen wir nicht unbedingt erforderliche Analyse-, Werbe- oder ähnliche Technologien ein, die nach geltendem Recht eine Einwilligung erfordern, werden diese erst nach Einholung der erforderlichen Einwilligung aktiviert. Sie können eine solche Einwilligung jederzeit über die verfügbaren Einstellungen oder Einwilligungsverwaltungstools widerrufen oder ändern.

Soweit erforderlich, werden zusätzliche Informationen über diese Technologien in unserer Cookie-Richtlinie oder über die entsprechende Einwilligungsoberfläche bereitgestellt.

Dienst- und Marketingkommunikation

Wir können Mitteilungen versenden, die für den Betrieb von Vaaau erforderlich sind, einschließlich:

• Konto- und Authentifizierungsnachrichten;
• Sicherheitsbenachrichtigungen;
• Abonnement- und Zahlungsinformationen;
• Erinnerungen an das Ablaufdatum von Dokumenten;
• wichtiger Dienst- oder rechtlicher Aktualisierungen;
• Antworten auf Supportanfragen.

Diese Mitteilungen sind für den Betrieb des Dienstes erforderlich und unterliegen möglicherweise nicht immer einer Abmeldemöglichkeit.

Wir können Marketing- oder Werbemitteilungen versenden, soweit das geltende Recht dies zulässt und, soweit erforderlich, nach Einholung Ihrer Einwilligung. Sie können sich jederzeit von Marketingmitteilungen abmelden, indem Sie den in der jeweiligen Nachricht bereitgestellten Abmeldemechanismus nutzen oder uns unter hello@profsoft.ae kontaktieren.

Push-Benachrichtigungen können über Ihre Geräte- oder Anwendungseinstellungen verwaltet werden.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen des Dienstes, unserer Datenverarbeitungspraktiken oder der anwendbaren rechtlichen Anforderungen abzubilden.

Die aktuelle Fassung dieser Datenschutzerklärung weist stets das Datum ihrer letzten Aktualisierung aus.

Nehmen wir wesentliche Änderungen vor, die erheblich beeinflussen, wie wir personenbezogene Daten verarbeiten, oder die Ihre Rechte berühren, werden wir angemessen informieren, einschließlich über den Dienst oder per E-Mail, mindestens 30 Tage vor dem Wirksamwerden der Änderungen, soweit dies vernünftigerweise praktikabel ist.

Erfordert eine Änderung nach dem anwendbaren Datenschutzrecht Ihre Einwilligung, werden wir diese Einwilligung einholen, bevor die betreffende Verarbeitung beginnt.

Wir empfehlen Ihnen, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu überprüfen.

Kontakt

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder unserer Verarbeitung personenbezogener Daten haben oder Ihre Datenschutzrechte ausüben möchten, können Sie uns kontaktieren:

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EU-Vertreter

In DSGVO-Angelegenheiten können sich Nutzer in der Europäischen Union auch an unseren Vertreter nach Art. 27 DSGVO wenden:

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