Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité explique comment PROFSOFT GLOBAL - FZCO (« Société », « nous », « notre » ou « nos ») collecte, utilise, stocke, partage et protège les données personnelles dans le cadre de Vaaau, un coffre-fort numérique pour la famille (le « Service »).

La présente Politique de confidentialité s'applique à notre application mobile, à notre site web et aux autres services directement liés à Vaaau.

Aux fins des lois applicables en matière de protection des données, PROFSOFT GLOBAL - FZCO agit en qualité de responsable du traitement des données personnelles traitées telles que décrites dans la présente Politique de confidentialité.

Le Service peut être disponible pour des utilisateurs de différents pays. Nous traitons les données personnelles conformément aux lois applicables en matière de protection des données et de la vie privée, y compris le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (« RGPD ») lorsqu'il est applicable.

Responsable du traitement :

• PROFSOFT GLOBAL - FZCO
• Numéro d'enregistrement : DSO-FZCO-19380
• Numéro de licence : 21028
• Adresse : DSO-IFZA, IFZA Properties, Dubai Silicon Oasis, Dubai, UAE
• Tél. : +971 585798657
• E-mail : hello@profsoft.ae

Représentant dans l'UE

Conformément à l'article 27 du RGPD, PROFSOFT GLOBAL - FZCO a désigné le représentant suivant dans l'Union européenne :

• Kirill Olegovich Kaplin
• Rua da Seca do Bacalhau, 440, Fração Y
• Canidelo, Vila Nova de Gaia
• 4400-396, Portugal
• E-mail : hello@profsoft.ae

La présente Politique de confidentialité doit être lue conjointement avec nos Conditions d'utilisation.

Selon la manière dont vous utilisez Vaaau, nous pouvons collecter et traiter les catégories de données personnelles suivantes.

Informations de compte et d'authentification

Lorsque vous créez votre compte Vaaau ou y accédez, nous pouvons traiter :

• votre nom ;
• votre adresse e-mail ;
• vos identifiants d'authentification et de compte ;
• les paramètres et préférences du compte ;
• les informations relatives à votre formule d'abonnement.

Vous pouvez créer votre compte ou y accéder au moyen de votre adresse e-mail ou de services d'authentification tiers, notamment Sign in with Apple et Sign in with Google.

Si vous choisissez de vous connecter via Apple ou Google, nous pouvons recevoir certaines informations du fournisseur concerné, telles que votre identifiant de compte, votre nom et votre adresse e-mail, selon les informations que vous choisissez de partager et les paramètres du fournisseur.

Lorsque vous utilisez Sign in with Apple et choisissez de masquer votre adresse e-mail, nous pouvons recevoir une adresse e-mail de relais privé générée par Apple au lieu de votre adresse e-mail réelle.

Documents et contenus

Vaaau permet aux utilisateurs de télécharger et de stocker des documents dans un coffre-fort numérique familial. Nous pouvons traiter :

• les documents, images et autres fichiers téléchargés sur le Service ;
• les informations contenues dans ces documents ;
• les métadonnées des documents, y compris les noms de fichiers, les types de documents, les dates de téléchargement et les catégories ;
• les informations extraites des documents, y compris les noms, les dates, les détails des documents et les dates d'expiration ;
• les questions soumises à la fonctionnalité d'IA et les réponses générées par l'IA ;
• les informations nécessaires pour organiser, rechercher et gérer les documents au sein du Service.

Le contenu des documents téléchargés peut comprendre des données personnelles relatives tant à l'utilisateur qu'à d'autres personnes physiques.

Données sensibles et catégories particulières de données personnelles

Vaaau étant conçu pour stocker différents types de documents personnels et familiaux, les documents téléchargés peuvent contenir des informations sensibles.

Cela peut inclure des informations relatives à la santé et d'autres catégories particulières de données personnelles au sens de l'article 9 du RGPD, telles que des données révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, des données génétiques ou biométriques, ou des informations concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne.

Les documents peuvent également contenir d'autres informations sensibles, y compris des numéros de documents d'identité, des informations financières, des informations d'assurance et des dossiers personnels similaires.

Nous ne traitons ces informations que dans la mesure nécessaire pour fournir les fonctions demandées par l'utilisateur et conformément aux lois applicables en matière de protection des données.

Données personnelles des membres de la famille et d'autres personnes

Les documents téléchargés sur Vaaau peuvent contenir des données personnelles relatives à des membres de la famille ou à d'autres personnes, y compris les conjoints, les enfants, les parents et d'autres personnes dont les informations figurent dans les documents téléchargés.

Si vous téléchargez, partagez ou fournissez de toute autre manière des données personnelles relatives à une autre personne, vous déclarez être légalement en droit de nous fournir ces données et d'en permettre le traitement conformément à la présente Politique de confidentialité.

Lorsque ces documents contiennent des catégories particulières de données personnelles au sens de l'article 9 du RGPD, y compris des informations relatives à la santé, leur traitement est soumis aux exigences supplémentaires décrites dans la présente Politique de confidentialité.

Informations de paiement et d'abonnement

Les paiements peuvent être traités via l'Apple App Store, Google Play ou d'autres prestataires de paiement autorisés.

Nous pouvons recevoir des informations limitées relatives à votre achat ou à votre abonnement, telles que :

• la formule d'abonnement et son statut ;
• l'identifiant de transaction ou d'achat ;
• la date et le montant du paiement ;
• le pays ou la région de facturation ;
• les informations relatives au renouvellement, à l'annulation ou au remboursement de l'abonnement.

Nous ne recevons ni ne stockons les coordonnées complètes de cartes de paiement lorsque les paiements sont traités directement par des prestataires de paiement tiers.

Données techniques et d'utilisation

Lorsque vous utilisez le Service, nous pouvons traiter automatiquement certaines informations techniques nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à l'amélioration de Vaaau, y compris :

• l'adresse IP ;
• le type d'appareil et le système d'exploitation ;
• la version de l'application ;
• les paramètres de langue et régionaux ;
• les informations de connexion et d'authentification ;
• les journaux d'utilisation, de diagnostic, d'erreurs et de sécurité.

Sources des données personnelles

Nous pouvons obtenir des données personnelles :

• directement auprès de vous, lorsque vous créez ou utilisez un compte, téléchargez des documents, utilisez les fonctionnalités d'IA, gérez votre abonnement ou nous contactez ;
• auprès d'Apple ou de Google, si vous choisissez de créer votre compte ou d'y accéder au moyen de Sign in with Apple ou Sign in with Google ;
• auprès de l'Apple App Store, de Google Play ou d'autres prestataires de paiement autorisés, dans le cadre des achats et des abonnements ;
• auprès d'autres utilisateurs Vaaau, lorsqu'ils vous invitent à un coffre-fort familial, partagent des documents ou fournissent de toute autre manière des informations vous concernant via le Service ;
• automatiquement lorsque vous utilisez le Service, y compris certaines données techniques, d'authentification, de sécurité et d'utilisation ;
• à partir du traitement des documents que vous téléchargez, lorsque Vaaau extrait, classe ou génère des informations nécessaires à la fourniture du Service, telles que le type de document, les détails pertinents et les dates d'expiration.

Lorsqu'un utilisateur télécharge un document contenant des données personnelles d'une autre personne, nous recevons ces informations de l'utilisateur qui a téléchargé le document.

Comment nous utilisons les données personnelles

Nous utilisons les données personnelles uniquement à des fins liées à la fourniture, au fonctionnement et à la protection de Vaaau, y compris pour :

• créer, authentifier et gérer les comptes des utilisateurs ;
• stocker, organiser, rechercher et gérer les documents dans le coffre-fort numérique ;
• reconnaître et classer les documents et en extraire les informations pertinentes, y compris les dates d'expiration ;
• traiter les questions des utilisateurs et générer des réponses assistées par l'IA fondées sur les documents téléchargés ;
• fournir les fonctionnalités de coffre-fort familial et de partage de documents ;
• gérer les abonnements, les achats, les renouvellements, les annulations et les remboursements ;
• envoyer des communications liées au Service, y compris des notifications de sécurité et des rappels d'expiration de documents ;
• fournir une assistance client et répondre aux demandes des utilisateurs ;
• maintenir la sécurité et l'intégrité du Service, détecter les accès non autorisés et prévenir les utilisations abusives ;
• diagnostiquer les erreurs, maintenir et améliorer les performances et la fiabilité du Service ;
• respecter les obligations légales applicables et répondre aux demandes légitimes des autorités compétentes ;
• constater, exercer ou défendre des droits en justice lorsque cela est nécessaire.

Lorsque le RGPD s'applique, nous ne traitons les données personnelles que lorsque nous disposons d'une base légale valide en vertu du droit applicable en matière de protection des données. La base légale dépend de la finalité et de la nature du traitement :

• Création, authentification et gestion de votre compte Vaaau — exécution d'un contrat (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD).
• Stockage, organisation, recherche et gestion de documents à votre demande — exécution d'un contrat (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD).
• Reconnaissance et classement des documents, extraction des informations pertinentes et des dates d'expiration, et fourniture des fonctionnalités assistées par l'IA que vous avez demandées — exécution d'un contrat (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD).
• Gestion des abonnements, des achats, des renouvellements, des annulations et des remboursements — exécution d'un contrat (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD) et, le cas échéant, respect d'obligations légales (article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD).
• Envoi des notifications nécessaires relatives au Service, à la sécurité et aux documents — exécution d'un contrat (article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD) ou nos intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD).
• Protection du Service, prévention de la fraude ou des accès non autorisés, maintien de la sécurité et diagnostic des problèmes techniques — nos intérêts légitimes à exploiter et protéger Vaaau en toute sécurité (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD).
• Respect des lois applicables et des demandes légitimes des autorités compétentes — respect d'une obligation légale (article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD).
• Constatation, exercice ou défense de droits en justice — nos intérêts légitimes (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD) ou d'autres fondements juridiques applicables.

Catégories particulières de données personnelles

Les documents téléchargés peuvent contenir des catégories particulières de données personnelles au sens de l'article 9 du RGPD, y compris des informations relatives à la santé et d'autres informations sensibles décrites à la Section 2.

Lorsque nous traitons de telles données, nous avons besoin à la fois d'une base légale au titre de l'article 6 du RGPD et d'une condition applicable au titre de l'article 9 du RGPD.

Lorsque cela est requis, nous nous fondons sur le consentement explicite de la personne concernée au titre de l'article 9, paragraphe 2, point a) du RGPD. Ce consentement doit être spécifique et éclairé et peut être retiré à tout moment. Le retrait n'affecte pas la licéité du traitement effectué avant le retrait du consentement.

Si un document téléchargé contient des catégories particulières de données personnelles relatives à une autre personne, ces données ne peuvent être téléchargées et traitées que lorsqu'il existe une base légale applicable et une exception au titre de l'article 9 du RGPD.

Consentement

Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment via les paramètres disponibles du Service ou en nous contactant à l'adresse hello@profsoft.ae.

Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant son retrait. Si le traitement concerné est nécessaire pour fournir une fonctionnalité que vous avez demandée, le retrait du consentement peut nous empêcher de continuer à fournir cette fonctionnalité.

Intérêts légitimes

Lorsque nous nous fondons sur nos intérêts légitimes au titre de l'article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD, nous évaluons si le traitement est nécessaire à l'intérêt légitime concerné et si vos droits et libertés prévalent sur cet intérêt.

Nos intérêts légitimes peuvent inclure le maintien de la sécurité, de l'intégrité et de la fiabilité de Vaaau, la prévention de la fraude et des utilisations abusives, la résolution de problèmes techniques et la protection de nos droits légaux.

Vaaau utilise l'intelligence artificielle et d'autres technologies automatisées pour fournir certaines fonctionnalités du Service.

Comment nous utilisons l'IA

Lorsque vous téléchargez des documents ou utilisez des fonctionnalités basées sur l'IA, Vaaau peut automatiquement :

• reconnaître et classer les documents ;
• extraire le texte et les informations pertinentes des documents ;
• identifier les types de documents et les dates d'expiration ;
• organiser et indexer les informations pour la recherche ;
• traiter les questions relatives à vos documents ;
• générer des réponses fondées sur les informations contenues dans vos documents.

Les réponses générées par l'IA sont fournies à titre informatif et peuvent être inexactes ou incomplètes. Les utilisateurs doivent vérifier les informations importantes au regard des documents originaux.

Prestataires de services d'IA

Pour fournir les fonctionnalités basées sur l'IA, Vaaau utilise actuellement les services d'IA suivants :

• les modèles Cohere via Amazon Bedrock dans la région AWS Europe (Francfort), Allemagne, pour la génération d'embeddings et le reclassement (reranking) des informations utilisées pour la recherche et la consultation de documents ;
• Mistral AI OCR, pour la reconnaissance optique de caractères et l'extraction d'informations à partir de documents et d'images, avec un traitement configuré en France ;
• Anthropic Claude Haiku 4.5 via Amazon Bedrock dans la région AWS Europe (Francfort), Allemagne, pour le chat basé sur l'IA et les réponses aux questions fondées sur les documents des utilisateurs.

Seules les informations nécessaires à l'exécution de l'opération concernée sont transmises au service d'IA applicable.

Lorsque les modèles d'IA sont utilisés via Amazon Bedrock, les fournisseurs de modèles concernés n'ont pas accès, via Amazon Bedrock, au compte Amazon Bedrock de Vaaau, aux journaux de service, aux invites (prompts) ou aux réponses générées.

Nous pouvons remplacer ou mettre à jour les modèles d'IA et les prestataires de services au fur et à mesure du développement du Service, à condition que ce traitement continue de respecter les exigences applicables en matière de protection des données.

Utilisation des données pour l'entraînement de l'IA

Nous n'utilisons pas vos documents téléchargés, vos données personnelles, vos questions ou les réponses générées par l'IA pour entraîner ou affiner des modèles d'IA à nos propres fins.

Nous sélectionnons et configurons les services d'IA tiers de sorte que le contenu des utilisateurs traité via Vaaau ne soit pas utilisé pour entraîner leurs modèles d'IA à usage général, sauf si nous vous en informons clairement et disposons d'une base légale appropriée en vertu du droit applicable en matière de protection des données.

Prise de décision automatisée

Vaaau n'utilise pas l'intelligence artificielle ni le traitement automatisé pour prendre, à l'égard des utilisateurs, des décisions produisant des effets juridiques ou les affectant de manière significative de façon similaire au sens de l'article 22 du RGPD.

Les fonctionnalités d'IA sont utilisées pour faciliter la reconnaissance, l'organisation, la recherche de documents et la consultation d'informations et ne déterminent pas l'éligibilité d'un utilisateur à un emploi, à un crédit, à une assurance, à des soins de santé ou à d'autres services d'importance similaire.

Vaaau peut permettre aux utilisateurs de partager des documents ou des informations avec des membres de la famille ou d'autres utilisateurs autorisés.

Partage et autorisations d'accès

Vous contrôlez si et avec qui vous partagez des documents ou des informations via Vaaau.

Selon les fonctionnalités disponibles, vous pouvez accorder à un autre utilisateur l'accès à des documents, informations ou sections spécifiques d'un coffre-fort familial.

Une personne qui reçoit un accès peut être en mesure de consulter ou d'utiliser de toute autre manière les informations partagées dans les limites des autorisations qui lui sont accordées.

Il vous incombe de vous assurer que vous êtes légalement en droit de partager des données personnelles relatives à d'autres personnes et de choisir des destinataires et des autorisations d'accès appropriés.

Gestion et révocation de l'accès

Lorsque la fonctionnalité concernée est disponible, vous pouvez modifier ou révoquer les autorisations d'accès via Vaaau.

La révocation de l'accès empêche l'utilisateur concerné d'accéder aux informations via Vaaau à compter de ce moment. Toutefois, nous ne pouvons pas contrôler les copies ou les informations qu'un autre utilisateur a pu légalement télécharger, exporter ou obtenir de toute autre manière avant la révocation de l'accès.

Protection des informations partagées

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à restreindre l'accès aux documents et aux données personnelles aux seuls utilisateurs autorisés.

L'accès aux informations partagées est limité selon les autorisations accordées via le Service. Les utilisateurs ne doivent pas communiquer leurs identifiants de compte et doivent prendre des mesures raisonnables pour protéger l'accès à leurs comptes.

Nous ne vendons pas vos données personnelles.

Nous ne pouvons divulguer des données personnelles que lorsque cela est nécessaire pour fournir, exploiter, sécuriser et prendre en charge Vaaau, ou lorsque la divulgation est exigée par le droit applicable.

Prestataires de services

Nous pouvons partager des données personnelles avec des prestataires de services tiers qui fournissent des services nécessaires au fonctionnement de Vaaau, y compris :

• Amazon Web Services (AWS), y compris Amazon Bedrock, pour l'infrastructure cloud et les fonctionnalités basées sur l'IA. Vaaau utilise des modèles mis à disposition via Amazon Bedrock, y compris les modèles Cohere pour les embeddings et le reclassement (reranking) et Anthropic Claude Haiku 4.5 pour le chat assisté par l'IA ;
• Mistral AI, pour l'OCR et l'extraction de texte et d'informations à partir des documents et images téléchargés ;
• Apple et Google, lorsque vous choisissez d'utiliser leurs services d'authentification pour créer votre compte ou y accéder ;
• l'Apple App Store, Google Play et d'autres prestataires de paiement autorisés, pour le traitement des achats, abonnements, renouvellements, annulations et remboursements ;
• les prestataires de services d'e-mail, de notification et d'assistance client, lorsque cela est nécessaire pour communiquer avec les utilisateurs et fournir une assistance ;
• les prestataires de services de sécurité, de surveillance et de services techniques, lorsque cela est nécessaire pour protéger, maintenir et améliorer le Service.

Lorsque les modèles d'IA sont utilisés via Amazon Bedrock, les fournisseurs de modèles concernés ne reçoivent pas d'accès direct, via Amazon Bedrock, au compte de Vaaau, aux journaux de service, aux invites (prompts) ou aux réponses des modèles.

Les prestataires de services qui traitent des données personnelles pour notre compte sont tenus de ne traiter ces données que pour les finalités concernées et conformément aux exigences contractuelles et de protection des données applicables.

Lorsqu'un prestataire tiers agit en qualité de responsable du traitement indépendant des données personnelles, son traitement est également régi par sa propre politique de confidentialité et par le droit applicable en matière de protection des données.

Autres utilisateurs

Des données personnelles peuvent être divulguées à des membres de la famille ou à d'autres utilisateurs Vaaau autorisés lorsque vous choisissez de partager des documents ou des informations avec eux.

Cette divulgation est limitée aux autorisations d'accès accordées via le Service, conformément à la présente Politique de confidentialité.

Divulgations légales et professionnelles

Nous pouvons divulguer des données personnelles :

• aux autorités publiques, tribunaux ou régulateurs compétents lorsque le droit applicable ou une demande légitime l'exige ;
• lorsque cela est nécessaire pour constater, exercer ou défendre des droits en justice ;
• aux conseillers juridiques, comptables, d'audit ou autres conseillers professionnels lorsque cela est raisonnablement nécessaire à la fourniture de leurs services ;
• dans le cadre d'une fusion, d'une acquisition, d'une restructuration, d'un financement ou d'un transfert de tout ou partie de notre activité, sous réserve des exigences applicables en matière de protection des données.

Localisation des données

Vaaau est conçu de telle sorte que le stockage et le traitement principaux des données des utilisateurs aient lieu au sein de l'Espace économique européen (« EEE »).

Le traitement lié à l'IA est actuellement configuré principalement en Europe, y compris :

• les services Amazon Bedrock dans la région AWS Europe, y compris Francfort, Allemagne ;
• le traitement Mistral AI OCR configuré en France.

Selon la configuration d'Amazon Bedrock, certaines requêtes d'IA peuvent être traitées dans une autre région AWS située dans les limites géographiques européennes, tout en restant en Europe.

Nous nous efforçons de maintenir le stockage et le traitement des documents et de leur contenu au sein de l'EEE chaque fois que cela est raisonnablement possible.

Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées destinées à garantir un niveau de sécurité adapté à la nature et à la sensibilité des données personnelles traitées via Vaaau ainsi qu'aux risques associés à ce traitement.

Ces mesures comprennent, selon le cas :

• la protection des données personnelles pendant la transmission et le stockage au moyen de technologies de chiffrement et de communication sécurisée appropriées ;
• des contrôles d'accès destinés à garantir que les données personnelles et les documents téléchargés ne sont accessibles qu'aux utilisateurs, au personnel et aux systèmes autorisés qui nécessitent un tel accès ;
• des mesures d'authentification et de sécurité des comptes destinées à prévenir les accès non autorisés ;
• la journalisation et la surveillance des accès administratifs et liés à la sécurité aux systèmes contenant des données personnelles ;
• des procédures protégées de sauvegarde et de restauration destinées à préserver la disponibilité et l'intégrité des données ;
• une surveillance technique, des mises à jour de sécurité et des mesures destinées à identifier et à traiter les vulnérabilités, les accès non autorisés et les autres incidents de sécurité.

L'accès du personnel de PROFSOFT GLOBAL - FZCO aux documents des utilisateurs et à leur contenu est limité aux circonstances dans lesquelles cet accès est raisonnablement nécessaire à l'assistance client, aux enquêtes de sécurité, à la maintenance technique, au respect d'obligations légales ou à la protection du Service et de ses utilisateurs.

Le personnel et les prestataires de services autorisés à traiter des données personnelles sont soumis à des obligations appropriées de confidentialité et de protection des données.

Nous réexaminons périodiquement nos mesures de sécurité techniques et organisationnelles et les mettons à jour le cas échéant, en tenant compte de l'état de l'art, de la nature du traitement et des risques pour les utilisateurs.

Aucun système électronique ne peut garantir une sécurité absolue. Si nous avons connaissance d'une violation de données personnelles, nous évaluerons l'incident et y répondrons, et nous procéderons aux notifications aux personnes concernées et aux autorités de contrôle compétentes exigées par le droit applicable en matière de protection des données.

Nous ne conservons les données personnelles que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées, sauf si une durée de conservation plus longue est exigée ou permise par le droit applicable.

Durées de conservation

Sauf si une durée plus longue est exigée par le droit applicable ou est nécessaire à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice, nous appliquons les durées de conservation suivantes :

• Informations de compte : conservées tant que votre compte Vaaau est actif et supprimées des systèmes actifs dans les 30 jours suivant la fermeture du compte, sauf si leur conservation continue est exigée par le droit applicable.
• Documents téléchargés et informations extraites : conservés tant que les documents concernés demeurent dans votre compte. Lorsque vous supprimez un document ou fermez votre compte, le document et les informations extraites associées sont supprimés des systèmes actifs dans les 30 jours. Les copies contenues dans les systèmes de sauvegarde peuvent subsister jusqu'à la suppression ou l'écrasement de la sauvegarde concernée conformément au cycle de sauvegarde décrit ci-dessous.
• Questions et réponses d'IA : conservées jusqu'à 90 jours après l'interaction concernée, sauf si vous les supprimez plus tôt ou si une durée plus longue est nécessaire pour fournir une fonctionnalité que vous avez spécifiquement demandée.
• Enregistrements d'abonnement, de facturation et de transaction : conservés pendant la durée exigée par les lois fiscales, comptables et financières applicables. Lorsque les exigences de tenue de registres de l'impôt sur les sociétés des ÉAU s'appliquent, les enregistrements concernés sont conservés pendant au moins sept ans à compter de la fin de la période fiscale à laquelle ils se rapportent.
• Journaux techniques, de sécurité et de diagnostic : conservés uniquement pendant la durée raisonnablement nécessaire à des fins de sécurité, de prévention de la fraude, de dépannage et de conformité, et supprimés ou anonymisés lorsqu'ils ne sont plus nécessaires.
• Copies de sauvegarde : supprimées ou écrasées dans le cadre du cycle normal de sauvegarde et, en tout état de cause, dans les 90 jours suivant la suppression des données concernées des systèmes actifs, sauf si une durée plus longue est exigée par la loi.

À l'expiration de la durée de conservation applicable, les données personnelles sont supprimées de manière sécurisée ou anonymisées de manière irréversible.

Suppression du compte et des documents

Vous pouvez supprimer des documents individuels via les fonctionnalités disponibles de Vaaau et demander la suppression de votre compte et des données personnelles associées.

Vous pouvez également soumettre une demande de suppression en nous contactant à l'adresse hello@profsoft.ae.

Après la suppression de votre compte, les données personnelles associées au compte seront supprimées ou anonymisées dans les 30 jours, sauf lorsque la conservation d'informations spécifiques est nécessaire pour :

• respecter une obligation légale ;
• conserver les enregistrements fiscaux, comptables ou de transaction requis ;
• constater, exercer ou défendre des droits en justice ;
• enquêter sur des fraudes, des utilisations abusives ou des incidents de sécurité, ou les prévenir, lorsque la conservation continue est permise par la loi.

Les données personnelles peuvent subsister dans les copies de sauvegarde pendant une durée maximale de 90 jours après leur suppression des systèmes actifs. Pendant cette période, les données de sauvegarde sont conservées uniquement à des fins de reprise après sinistre, de sécurité et de continuité d'activité et ne sont pas utilisées pour le fonctionnement ordinaire du Service. Si une sauvegarde est restaurée pendant cette période, les données ayant précédemment fait l'objet d'une demande de suppression valide seront à nouveau supprimées conformément à nos procédures de suppression.

Lorsqu'un autre utilisateur Vaaau a légalement téléchargé, exporté ou obtenu de toute autre manière des informations que vous avez partagées avec lui, la suppression de ces informations de votre compte ne supprime pas automatiquement les copies conservées de manière indépendante par cet utilisateur.

Vos droits dépendent des lois en matière de protection des données qui vous sont applicables ainsi qu'à notre traitement de vos données personnelles. Vaaau étant principalement conçu pour les utilisateurs en Europe, les droits prévus par le RGPD constituent le cadre principal de la présente Section.

Droits des utilisateurs de l'EEE au titre du RGPD

Lorsque le RGPD s'applique, vous avez le droit :

• d'accéder à vos données personnelles et d'obtenir des informations sur la manière dont elles sont traitées ;
• de faire rectifier des données personnelles inexactes ou incomplètes ;
• de demander la suppression de vos données personnelles, sous réserve des exceptions légales applicables ;
• de limiter le traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances ;
• de recevoir et de transférer vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine lorsque le droit à la portabilité des données s'applique ;
• de vous opposer au traitement fondé sur nos intérêts légitimes, y compris le droit de vous opposer à tout moment au traitement à des fins de prospection directe ;
• de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur le consentement, sans que cela n'affecte la licéité du traitement effectué avant le retrait ;
• d'exercer les droits applicables relatifs à la prise de décision automatisée, y compris le droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé lorsque cette décision produit des effets juridiques ou des effets significatifs similaires ;
• d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente en matière de protection des données dans l'EEE.

Vaaau n'utilise pas actuellement de traitement automatisé pour prendre des décisions produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires sur les utilisateurs.

Comment exercer vos droits

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant à l'adresse : hello@profsoft.ae

Les utilisateurs de l'Union européenne peuvent également contacter notre représentant dans l'UE :

• Kirill Olegovich Kaplin
• Rua da Seca do Bacalhau, 440, Fração Y
• Canidelo, Vila Nova de Gaia
• 4400-396, Portugal
• E-mail : hello@profsoft.ae

Nous pouvons demander les informations raisonnablement nécessaires pour vérifier votre identité avant de traiter une demande.

Lorsque le RGPD s'applique, nous répondrons à une demande valide dans les meilleurs délais et normalement dans un délai d'un mois à compter de sa réception. Lorsque la loi le permet, ce délai peut être prolongé en raison de la complexité ou du nombre des demandes, auquel cas nous vous en informerons.

Certains droits peuvent être soumis aux limitations et exceptions prévues par le droit applicable.

Droits supplémentaires des utilisateurs aux États-Unis

Selon votre État de résidence et l'applicabilité de la loi américaine sur la vie privée concernée à Vaaau, vous pouvez disposer de droits supplémentaires, y compris le droit d'accéder à vos informations personnelles, de les corriger ou de les supprimer, de recevoir une copie portable de vos données et de refuser certaines utilisations ou divulgations d'informations personnelles lorsque la loi l'exige.

Vaaau ne vend pas de données personnelles.

Lorsque la loi américaine applicable en matière de vie privée prévoit des droits supplémentaires, nous traiterons les demandes conformément à cette loi.

Droits supplémentaires des utilisateurs aux ÉAU

Lorsque le droit des ÉAU en matière de protection des données s'applique, vous pouvez disposer de droits supplémentaires, y compris le droit d'accéder aux informations relatives au traitement de vos données personnelles, de demander leur rectification ou leur suppression, de limiter certains traitements, de demander la portabilité des données le cas échéant, de retirer votre consentement et d'exercer des droits relatifs à certains traitements automatisés.

Les demandes relatives à ces droits peuvent être soumises à l'adresse hello@profsoft.ae.

Mineurs

Vaaau est destiné à être utilisé par des personnes âgées de 18 ans ou plus.

Un utilisateur adulte peut télécharger et stocker des documents relatifs à ses enfants ou à d'autres mineurs lorsqu'il est légalement en droit de fournir et de traiter ces informations. Le traitement de ces données est soumis aux dispositions de la présente Politique de confidentialité.

Si nous apprenons qu'une personne de moins de 18 ans a créé un compte ou nous a fourni directement des données personnelles sans base légale appropriée, nous pouvons supprimer les informations concernées et fermer le compte.

Cookies et technologies similaires

Notre site web et le Service peuvent utiliser des cookies, des kits de développement logiciel (SDK), le stockage local et des technologies similaires lorsque cela est nécessaire pour :

• authentifier les utilisateurs et maintenir des sessions sécurisées ;
• mémoriser les paramètres et préférences essentiels ;
• protéger le Service et prévenir les accès non autorisés ;
• diagnostiquer les erreurs techniques et maintenir les performances du Service.

Les technologies strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du Service peuvent être utilisées sans consentement lorsque le droit applicable le permet.

Si nous utilisons des technologies non essentielles d'analyse, de publicité ou similaires nécessitant un consentement en vertu du droit applicable, elles ne seront activées qu'après l'obtention du consentement requis. Vous pouvez retirer ou modifier ce consentement à tout moment via les paramètres disponibles ou les outils de gestion du consentement.

Lorsque cela est nécessaire, des informations supplémentaires sur ces technologies seront fournies via notre Politique relative aux cookies ou l'interface de consentement concernée.

Communications de service et marketing

Nous pouvons envoyer des communications nécessaires au fonctionnement de Vaaau, y compris :

• des messages relatifs au compte et à l'authentification ;
• des notifications de sécurité ;
• des informations relatives à l'abonnement et au paiement ;
• des rappels d'expiration de documents ;
• des mises à jour importantes du Service ou d'ordre juridique ;
• des réponses aux demandes d'assistance.

Ces communications sont nécessaires au fonctionnement du Service et peuvent ne pas toujours faire l'objet d'un droit de désinscription.

Nous pouvons envoyer des communications marketing ou promotionnelles lorsque le droit applicable le permet et, lorsque cela est requis, après avoir obtenu votre consentement. Vous pouvez vous désabonner des communications marketing à tout moment au moyen du mécanisme de désinscription fourni dans le message concerné ou en nous contactant à l'adresse hello@profsoft.ae.

Les notifications push peuvent être gérées via les paramètres de votre appareil ou de l'application.

Modifications de la présente Politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité au fil du temps afin de refléter les évolutions du Service, de nos pratiques de traitement des données ou des exigences légales applicables.

La version en vigueur de la présente Politique de confidentialité indiquera toujours la date de sa dernière mise à jour.

Si nous apportons des modifications substantielles affectant de manière significative la manière dont nous traitons les données personnelles ou vos droits, nous fournirons une notification appropriée, y compris via le Service ou par e-mail, au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur des modifications, lorsque cela est raisonnablement possible.

Lorsqu'une modification requiert votre consentement en vertu du droit applicable en matière de protection des données, nous demanderons ce consentement avant le début du traitement concerné.

Nous vous encourageons à consulter périodiquement la présente Politique de confidentialité.

Nous contacter

Si vous avez des questions sur la présente Politique de confidentialité ou sur notre traitement des données personnelles, ou si vous souhaitez exercer vos droits en matière de protection des données, vous pouvez nous contacter :

• PROFSOFT GLOBAL - FZCO
• Numéro d'enregistrement : DSO-FZCO-19380
• Numéro de licence : 21028
• DSO-IFZA, IFZA Properties, Dubai Silicon Oasis, Dubai, UAE
• Tél. : +971 585798657
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Représentant dans l'UE

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