Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób PROFSOFT GLOBAL - FZCO („Spółka”, „my”, „nas” lub „nasz”) gromadzi, wykorzystuje, przechowuje, udostępnia i chroni dane osobowe w związku z Vaaau, cyfrowym sejfem dla rodziny („Usługa”).

Niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie do naszej aplikacji mobilnej, strony internetowej oraz innych usług bezpośrednio związanych z Vaaau.

Dla celów obowiązujących przepisów o ochronie danych PROFSOFT GLOBAL - FZCO działa jako administrator danych w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w sposób opisany w niniejszej Polityce prywatności.

Usługa może być dostępna dla użytkowników w różnych krajach. Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych i prywatności, w tym, w stosownych przypadkach, z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (UE) 2016/679 („RODO”).

Administrator danych:

• PROFSOFT GLOBAL - FZCO
• Numer rejestracyjny: DSO-FZCO-19380
• Numer licencji: 21028
• Adres: DSO-IFZA, IFZA Properties, Dubai Silicon Oasis, Dubai, UAE
• Tel.: +971 585798657
• E-mail: hello@profsoft.ae

Przedstawiciel w UE

Zgodnie z art. 27 RODO PROFSOFT GLOBAL - FZCO wyznaczyła następującego przedstawiciela w Unii Europejskiej:

• Kirill Olegovich Kaplin
• Rua da Seca do Bacalhau, 440, Fração Y
• Canidelo, Vila Nova de Gaia
• 4400-396, Portugal
• E-mail: hello@profsoft.ae

Niniejszą Politykę prywatności należy czytać łącznie z naszymi Warunkami korzystania.

W zależności od sposobu korzystania z Vaaau możemy gromadzić i przetwarzać następujące kategorie danych osobowych.

Informacje o koncie i uwierzytelnianiu

Gdy użytkownik zakłada konto Vaaau lub uzyskuje do niego dostęp, możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko użytkownika;
• adres e-mail;
• dane uwierzytelniające i dane konta;
• ustawienia i preferencje konta;
• informacje dotyczące planu subskrypcji użytkownika.

Użytkownik może założyć konto lub uzyskać do niego dostęp przy użyciu adresu e-mail lub usług uwierzytelniania podmiotów trzecich, w tym Sign in with Apple i Sign in with Google.

Jeżeli użytkownik zdecyduje się logować za pośrednictwem Apple lub Google, możemy otrzymać od danego dostawcy określone informacje, takie jak identyfikator konta, imię i nazwisko oraz adres e-mail, w zależności od informacji, które użytkownik zdecyduje się udostępnić, oraz ustawień dostawcy.

Jeżeli użytkownik korzysta z Sign in with Apple i zdecyduje się ukryć swój adres e-mail, możemy otrzymać wygenerowany przez Apple adres e-mail prywatnego przekazywania zamiast rzeczywistego adresu e-mail użytkownika.

Dokumenty i treści

Vaaau umożliwia użytkownikom przesyłanie i przechowywanie dokumentów w cyfrowym sejfie rodzinnym. Możemy przetwarzać:

• dokumenty, obrazy i inne pliki przesłane do Usługi;
• informacje zawarte w tych dokumentach;
• metadane dokumentów, w tym nazwy plików, typy dokumentów, daty przesłania i kategorie;
• informacje wyodrębnione z dokumentów, w tym imiona i nazwiska, daty, szczegóły dokumentów i terminy ważności;
• pytania przesłane do funkcjonalności AI oraz odpowiedzi generowane przez AI;
• informacje niezbędne do porządkowania, wyszukiwania i zarządzania dokumentami w ramach Usługi.

Treść przesłanych dokumentów może zawierać dane osobowe dotyczące zarówno użytkownika, jak i innych osób.

Dane wrażliwe i szczególne kategorie danych osobowych

Ponieważ Vaaau jest przeznaczony do przechowywania różnych rodzajów dokumentów osobistych i rodzinnych, przesłane dokumenty mogą zawierać informacje wrażliwe.

Może to obejmować informacje o stanie zdrowia oraz inne szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO, takie jak dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne lub biometryczne, lub informacje dotyczące życia seksualnego lub orientacji seksualnej danej osoby.

Dokumenty mogą również zawierać inne informacje wrażliwe, w tym numery dokumentów tożsamości, informacje finansowe, informacje ubezpieczeniowe i podobne dane osobiste.

Przetwarzamy takie informacje wyłącznie w zakresie niezbędnym do zapewnienia funkcji żądanych przez użytkownika i zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

Dane osobowe członków rodziny i innych osób

Dokumenty przesłane do Vaaau mogą zawierać dane osobowe dotyczące członków rodziny lub innych osób, w tym małżonków, dzieci, rodziców i innych osób, których informacje pojawiają się w przesłanych dokumentach.

Jeżeli użytkownik przesyła, udostępnia lub w inny sposób dostarcza dane osobowe dotyczące innej osoby, oświadcza, że jest zgodnie z prawem uprawniony do przekazania nam takich danych oraz do wyrażenia zgody na ich przetwarzanie zgodnie z niniejszą Polityką prywatności.

Jeżeli takie dokumenty zawierają szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO, w tym informacje o stanie zdrowia, ich przetwarzanie podlega dodatkowym wymogom opisanym w niniejszej Polityce prywatności.

Informacje o płatnościach i subskrypcji

Płatności mogą być przetwarzane za pośrednictwem Apple App Store, Google Play lub innych autoryzowanych dostawców płatności.

Możemy otrzymywać ograniczone informacje dotyczące zakupu lub subskrypcji użytkownika, takie jak:

• plan subskrypcji i jego status;
• identyfikator transakcji lub zakupu;
• data i kwota płatności;
• kraj lub region rozliczeniowy;
• informacje dotyczące odnowienia, anulowania lub zwrotu subskrypcji.

Nie otrzymujemy ani nie przechowujemy pełnych danych kart płatniczych, jeżeli płatności są przetwarzane bezpośrednio przez zewnętrznych dostawców płatności.

Dane techniczne i dane o użytkowaniu

Gdy użytkownik korzysta z Usługi, możemy automatycznie przetwarzać określone informacje techniczne niezbędne do działania, bezpieczeństwa i ulepszania Vaaau, w tym:

• adres IP;
• typ urządzenia i system operacyjny;
• wersję aplikacji;
• ustawienia językowe i regionalne;
• informacje o logowaniu i uwierzytelnianiu;
• dzienniki użytkowania, diagnostyczne, błędów i bezpieczeństwa.

Źródła danych osobowych

Dane osobowe możemy pozyskiwać:

• bezpośrednio od użytkownika, gdy zakłada konto lub z niego korzysta, przesyła dokumenty, korzysta z funkcji AI, zarządza subskrypcją lub kontaktuje się z nami;
• od Apple lub Google, jeżeli użytkownik zdecyduje się założyć konto lub uzyskać do niego dostęp przy użyciu Sign in with Apple lub Sign in with Google;
• z Apple App Store, Google Play lub od innych autoryzowanych dostawców płatności, w związku z zakupami i subskrypcjami;
• od innych użytkowników Vaaau, gdy zapraszają użytkownika do sejfu rodzinnego, udostępniają dokumenty lub w inny sposób przekazują informacje dotyczące użytkownika za pośrednictwem Usługi;
• automatycznie podczas korzystania z Usługi, w tym określone dane techniczne, uwierzytelniające, dotyczące bezpieczeństwa i użytkowania;
• z przetwarzania dokumentów przesłanych przez użytkownika, gdy Vaaau wyodrębnia, klasyfikuje lub generuje informacje niezbędne do świadczenia Usługi, takie jak typ dokumentu, istotne szczegóły i terminy ważności.

Jeżeli użytkownik przesyła dokument zawierający dane osobowe innej osoby, otrzymujemy te informacje od użytkownika, który przesłał dokument.

Jak wykorzystujemy dane osobowe

Wykorzystujemy dane osobowe wyłącznie w celach związanych ze świadczeniem, obsługą i ochroną Vaaau, w tym w celu:

• tworzenia, uwierzytelniania i zarządzania kontami użytkowników;
• przechowywania, porządkowania, wyszukiwania i zarządzania dokumentami w cyfrowym sejfie;
• rozpoznawania i klasyfikowania dokumentów oraz wyodrębniania istotnych informacji, w tym terminów ważności;
• przetwarzania pytań użytkowników i generowania odpowiedzi wspomaganych przez AI na podstawie przesłanych dokumentów;
• zapewniania funkcjonalności sejfu rodzinnego i udostępniania dokumentów;
• zarządzania subskrypcjami, zakupami, odnowieniami, anulowaniami i zwrotami;
• wysyłania komunikatów związanych z Usługą, w tym powiadomień o bezpieczeństwie i przypomnień o terminach ważności dokumentów;
• zapewniania obsługi klienta i odpowiadania na wnioski użytkowników;
• utrzymywania bezpieczeństwa i integralności Usługi, wykrywania nieuprawnionego dostępu i zapobiegania nadużyciom;
• diagnozowania błędów, utrzymywania i poprawy wydajności oraz niezawodności Usługi;
• wypełniania obowiązujących obowiązków prawnych i odpowiadania na zgodne z prawem żądania właściwych organów;
• ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych, gdy jest to konieczne.

Jeżeli zastosowanie ma RODO, przetwarzamy dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy posiadamy ważną podstawę prawną na mocy obowiązujących przepisów o ochronie danych. Podstawa prawna zależy od celu i charakteru przetwarzania:

• Tworzenie, uwierzytelnianie i zarządzanie kontem Vaaau użytkownika — wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Przechowywanie, porządkowanie, wyszukiwanie i zarządzanie dokumentami na żądanie użytkownika — wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Rozpoznawanie i klasyfikowanie dokumentów, wyodrębnianie istotnych informacji i terminów ważności oraz zapewnianie funkcjonalności wspomaganych przez AI, których zażądał użytkownik — wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Zarządzanie subskrypcjami, zakupami, odnowieniami, anulowaniami i zwrotami — wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz, w stosownych przypadkach, wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Wysyłanie niezbędnych powiadomień dotyczących usługi, bezpieczeństwa i dokumentów — wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) lub nasze prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Ochrona Usługi, zapobieganie oszustwom lub nieuprawnionemu dostępowi, utrzymywanie bezpieczeństwa i diagnozowanie problemów technicznych — nasze prawnie uzasadnione interesy w bezpiecznym prowadzeniu i ochronie Vaaau (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Przestrzeganie obowiązujących przepisów i zgodnych z prawem żądań właściwych organów — wypełnienie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Ustalanie, dochodzenie lub obrona roszczeń prawnych — nasze prawnie uzasadnione interesy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub inne mające zastosowanie podstawy prawne.

Szczególne kategorie danych osobowych

Przesłane dokumenty mogą zawierać szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO, w tym informacje o stanie zdrowia i inne informacje wrażliwe opisane w punkcie 2.

Gdy przetwarzamy takie dane, wymagamy zarówno podstawy prawnej na mocy art. 6 RODO, jak i mającego zastosowanie warunku na mocy art. 9 RODO.

W razie potrzeby opieramy się na wyraźnej zgodzie osoby, której dane dotyczą, na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Taka zgoda musi być konkretna i świadoma i może zostać wycofana w dowolnym momencie. Wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem zgody.

Jeżeli przesłany dokument zawiera szczególne kategorie danych osobowych dotyczące innej osoby, dane te mogą być przesyłane i przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy istnieje mająca zastosowanie podstawa prawna oraz wyjątek na mocy art. 9 RODO.

Zgoda

Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie użytkownika, użytkownik może wycofać tę zgodę w dowolnym momencie za pomocą dostępnych ustawień Usługi lub kontaktując się z nami pod adresem hello@profsoft.ae.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania opartego na zgodzie przed jej wycofaniem. Jeżeli dane przetwarzanie jest niezbędne do zapewnienia funkcji, której zażądał użytkownik, wycofanie zgody może uniemożliwić nam dalsze świadczenie tej funkcji.

Prawnie uzasadnione interesy

Gdy opieramy się na naszych prawnie uzasadnionych interesach na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, oceniamy, czy przetwarzanie jest niezbędne dla danego prawnie uzasadnionego interesu oraz czy prawa i wolności użytkownika nie mają nadrzędnego charakteru wobec tego interesu.

Nasze prawnie uzasadnione interesy mogą obejmować utrzymywanie bezpieczeństwa, integralności i niezawodności Vaaau, zapobieganie oszustwom i nadużyciom, rozwiązywanie problemów technicznych oraz ochronę naszych praw.

Vaaau wykorzystuje sztuczną inteligencję i inne zautomatyzowane technologie do zapewniania niektórych funkcji Usługi.

Jak wykorzystujemy AI

Gdy użytkownik przesyła dokumenty lub korzysta z funkcji opartych na AI, Vaaau może automatycznie:

• rozpoznawać i klasyfikować dokumenty;
• wyodrębniać tekst i istotne informacje z dokumentów;
• identyfikować typy dokumentów i terminy ważności;
• porządkować i indeksować informacje na potrzeby wyszukiwania;
• przetwarzać pytania dotyczące dokumentów użytkownika;
• generować odpowiedzi na podstawie informacji zawartych w dokumentach użytkownika.

Odpowiedzi generowane przez AI są dostarczane w celach informacyjnych i mogą być niedokładne lub niekompletne. Użytkownicy powinni weryfikować istotne informacje z oryginalnymi dokumentami.

Dostawcy usług AI

W celu zapewnienia funkcjonalności opartych na AI Vaaau korzysta obecnie z następujących usług AI:

• modele Cohere za pośrednictwem Amazon Bedrock w regionie AWS Europe (Frankfurt), Niemcy, do generowania osadzeń (embeddingów) i ponownego rangowania informacji wykorzystywanych do wyszukiwania i odnajdywania dokumentów;
• Mistral AI OCR, do optycznego rozpoznawania znaków i wyodrębniania informacji z dokumentów i obrazów, z przetwarzaniem skonfigurowanym we Francji;
• Anthropic Claude Haiku 4.5 za pośrednictwem Amazon Bedrock w regionie AWS Europe (Frankfurt), Niemcy, do czatu opartego na AI i odpowiadania na pytania na podstawie dokumentów użytkownika.

Do danej usługi AI przekazywane są wyłącznie informacje niezbędne do wykonania danej operacji.

Gdy dostęp do modeli AI odbywa się za pośrednictwem Amazon Bedrock, dostawcy tych modeli nie mają dostępu do konta Vaaau w Amazon Bedrock, dzienników usługi, zapytań (promptów) ani wygenerowanych odpowiedzi za pośrednictwem Amazon Bedrock.

Możemy zastępować lub aktualizować modele AI i dostawców usług wraz z rozwojem Usługi, pod warunkiem że każde takie przetwarzanie będzie nadal zgodne z obowiązującymi wymogami ochrony danych.

Wykorzystywanie danych do trenowania AI

Nie wykorzystujemy przesłanych dokumentów, danych osobowych, pytań ani odpowiedzi generowanych przez AI do trenowania ani dostrajania modeli AI do naszych własnych celów.

Dobieramy i konfigurujemy zewnętrzne usługi AI w taki sposób, aby treści użytkowników przetwarzane za pośrednictwem Vaaau nie były wykorzystywane do trenowania ich modeli AI ogólnego przeznaczenia, chyba że wyraźnie poinformujemy użytkownika inaczej i będziemy posiadać odpowiednią podstawę prawną na mocy obowiązujących przepisów o ochronie danych.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Vaaau nie wykorzystuje sztucznej inteligencji ani zautomatyzowanego przetwarzania do podejmowania wobec użytkowników decyzji, które wywołują skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływają w rozumieniu art. 22 RODO.

Funkcjonalność AI służy wspieraniu rozpoznawania, porządkowania, wyszukiwania dokumentów i odnajdywania informacji i nie decyduje o uprawnieniach użytkownika do zatrudnienia, kredytu, ubezpieczenia, opieki zdrowotnej ani innych podobnie istotnych usług.

Vaaau może umożliwiać użytkownikom udostępnianie dokumentów lub informacji członkom rodziny lub innym upoważnionym użytkownikom.

Udostępnianie i uprawnienia dostępu

Użytkownik kontroluje, czy i komu udostępnia dokumenty lub informacje za pośrednictwem Vaaau.

W zależności od dostępnej funkcjonalności użytkownik może przyznać innemu użytkownikowi dostęp do określonych dokumentów, informacji lub sekcji sejfu rodzinnego.

Osoba, która otrzymuje dostęp, może przeglądać lub w inny sposób korzystać z udostępnionych informacji w zakresie przyznanych jej uprawnień.

Użytkownik odpowiada za zapewnienie, że jest zgodnie z prawem uprawniony do udostępniania danych osobowych dotyczących innych osób, oraz za wybór odpowiednich odbiorców i uprawnień dostępu.

Zarządzanie dostępem i jego cofanie

Jeżeli odpowiednia funkcjonalność jest dostępna, użytkownik może zmieniać lub cofać uprawnienia dostępu za pośrednictwem Vaaau.

Cofnięcie dostępu uniemożliwia danemu użytkownikowi dostęp do informacji za pośrednictwem Vaaau od tego momentu. Nie możemy jednak kontrolować kopii ani informacji, które inny użytkownik mógł zgodnie z prawem pobrać, wyeksportować lub w inny sposób uzyskać przed cofnięciem dostępu.

Ochrona udostępnionych informacji

Wdrażamy środki techniczne i organizacyjne mające na celu ograniczenie dostępu do dokumentów i danych osobowych do upoważnionych użytkowników.

Dostęp do udostępnionych informacji jest ograniczony zgodnie z uprawnieniami przyznanymi w ramach Usługi. Użytkownicy nie powinni udostępniać swoich danych uwierzytelniających i powinni podejmować rozsądne kroki w celu ochrony dostępu do swoich kont.

Nie sprzedajemy danych osobowych użytkowników.

Możemy ujawniać dane osobowe wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do świadczenia, obsługi, zabezpieczania i wspierania Vaaau, lub gdy ujawnienie jest wymagane przez obowiązujące prawo.

Dostawcy usług

Możemy udostępniać dane osobowe zewnętrznym dostawcom usług, którzy wykonują usługi niezbędne do działania Vaaau, w tym:

• Amazon Web Services (AWS), w tym Amazon Bedrock, w zakresie infrastruktury chmurowej i funkcjonalności opartych na AI. Vaaau korzysta z modeli udostępnianych za pośrednictwem Amazon Bedrock, w tym modeli Cohere do osadzeń (embeddingów) i ponownego rangowania oraz Anthropic Claude Haiku 4.5 do czatu wspomaganego przez AI;
• Mistral AI, w zakresie OCR oraz wyodrębniania tekstu i informacji z przesłanych dokumentów i obrazów;
• Apple i Google, jeżeli użytkownik zdecyduje się korzystać z ich usług uwierzytelniania w celu założenia konta lub uzyskania do niego dostępu;
• Apple App Store, Google Play i inni autoryzowani dostawcy płatności, w zakresie przetwarzania zakupów, subskrypcji, odnowień, anulowań i zwrotów;
• dostawcy usług e-mail, powiadomień i obsługi klienta, gdy jest to niezbędne do komunikacji z użytkownikami i zapewnienia wsparcia;
• dostawcy usług bezpieczeństwa, monitoringu i usług technicznych, gdy jest to niezbędne do ochrony, utrzymania i ulepszania Usługi.

Gdy dostęp do modeli AI odbywa się za pośrednictwem Amazon Bedrock, dostawcy tych modeli nie otrzymują za pośrednictwem Amazon Bedrock bezpośredniego dostępu do konta Vaaau, dzienników usługi, zapytań (promptów) ani odpowiedzi modeli.

Dostawcy usług, którzy przetwarzają dane osobowe w naszym imieniu, są zobowiązani do przetwarzania takich danych wyłącznie w odpowiednich celach oraz zgodnie z mającymi zastosowanie wymogami umownymi i wymogami ochrony danych.

Jeżeli zewnętrzny dostawca działa jako niezależny administrator danych osobowych, jego przetwarzanie podlega również jego własnej polityce prywatności i obowiązującym przepisom o ochronie danych.

Inni użytkownicy

Dane osobowe mogą być ujawniane członkom rodziny lub innym upoważnionym użytkownikom Vaaau, jeżeli użytkownik zdecyduje się udostępnić im dokumenty lub informacje.

Takie ujawnienie jest ograniczone do uprawnień dostępu przyznanych w ramach Usługi, zgodnie z niniejszą Polityką prywatności.

Ujawnienia prawne i zawodowe

Możemy ujawniać dane osobowe:

• właściwym organom publicznym, sądom lub organom regulacyjnym, gdy wymaga tego obowiązujące prawo lub zgodne z prawem żądanie;
• gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych;
• doradcom prawnym, księgowym, audytowym lub innym doradcom zawodowym, gdy jest to racjonalnie niezbędne do świadczenia ich usług;
• w związku z fuzją, przejęciem, restrukturyzacją, finansowaniem lub przeniesieniem całości lub części naszej działalności, z zastrzeżeniem obowiązujących wymogów ochrony danych.

Lokalizacja danych

Vaaau został zaprojektowany tak, aby podstawowe przechowywanie i przetwarzanie danych użytkowników odbywało się w Europejskim Obszarze Gospodarczym („EOG”).

Przetwarzanie związane z AI jest obecnie skonfigurowane głównie w Europie, w tym:

• usługi Amazon Bedrock w regionie AWS Europe, w tym we Frankfurcie, Niemcy;
• przetwarzanie Mistral AI OCR skonfigurowane we Francji.

W zależności od konfiguracji Amazon Bedrock niektóre zapytania AI mogą być przetwarzane w innym regionie AWS w obrębie europejskich granic geograficznych, pozostając jednak w Europie.

Dążymy do tego, aby przechowywanie i przetwarzanie dokumentów oraz ich treści odbywało się w EOG wszędzie tam, gdzie jest to racjonalnie możliwe.

Bezpieczeństwo danych

Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie poziomu bezpieczeństwa odpowiedniego do charakteru i wrażliwości danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem Vaaau oraz ryzyka związanego z takim przetwarzaniem.

Środki te obejmują, w stosownych przypadkach:

• ochronę danych osobowych podczas przesyłania i przechowywania za pomocą odpowiedniego szyfrowania i bezpiecznych technologii komunikacyjnych;
• kontrole dostępu mające na celu zapewnienie, że dane osobowe i przesłane dokumenty są dostępne wyłącznie dla upoważnionych użytkowników, personelu i systemów, które wymagają takiego dostępu;
• środki uwierzytelniania i bezpieczeństwa kont mające na celu zapobieganie nieuprawnionemu dostępowi;
• rejestrowanie i monitorowanie dostępu administracyjnego i istotnego dla bezpieczeństwa do systemów zawierających dane osobowe;
• chronione procedury tworzenia kopii zapasowych i odzyskiwania danych mające na celu zachowanie dostępności i integralności danych;
• monitoring techniczny, aktualizacje bezpieczeństwa oraz środki mające na celu identyfikowanie i eliminowanie podatności, nieuprawnionego dostępu i innych incydentów bezpieczeństwa.

Dostęp personelu PROFSOFT GLOBAL - FZCO do dokumentów użytkowników i ich treści jest ograniczony do sytuacji, w których taki dostęp jest racjonalnie niezbędny do obsługi klienta, dochodzeń dotyczących bezpieczeństwa, konserwacji technicznej, wypełniania obowiązków prawnych lub ochrony Usługi i jej użytkowników.

Personel i dostawcy usług upoważnieni do przetwarzania danych osobowych podlegają odpowiednim zobowiązaniom w zakresie poufności i ochrony danych.

Okresowo przeglądamy nasze techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa i aktualizujemy je w razie potrzeby, uwzględniając stan wiedzy technicznej, charakter przetwarzania oraz ryzyko dla użytkowników.

Żaden system elektroniczny nie może zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa. Jeżeli dowiemy się o naruszeniu ochrony danych osobowych, ocenimy incydent i zareagujemy na niego oraz dokonamy wszelkich powiadomień osób, których dane dotyczą, i właściwych organów nadzorczych wymaganych przez obowiązujące przepisy o ochronie danych.

Przechowujemy dane osobowe wyłącznie tak długo, jak jest to niezbędne do celów, dla których zostały zgromadzone i są przetwarzane, chyba że dłuższy okres przechowywania jest wymagany lub dozwolony przez obowiązujące prawo.

Okresy przechowywania

O ile dłuższy okres nie jest wymagany przez obowiązujące prawo lub nie jest niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych, stosujemy następujące okresy przechowywania:

• Informacje o koncie: przechowywane przez okres aktywności konta Vaaau użytkownika i usuwane z aktywnych systemów w ciągu 30 dni od zamknięcia konta, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez obowiązujące prawo.
• Przesłane dokumenty i wyodrębnione informacje: przechowywane, dopóki odpowiednie dokumenty pozostają na koncie użytkownika. Gdy użytkownik usunie dokument lub zamknie konto, dokument i powiązane wyodrębnione informacje są usuwane z aktywnych systemów w ciągu 30 dni. Kopie zawarte w systemach kopii zapasowych mogą pozostać do czasu usunięcia lub nadpisania danej kopii zapasowej zgodnie z opisanym poniżej cyklem kopii zapasowych.
• Pytania i odpowiedzi AI: przechowywane do 90 dni po danej interakcji, chyba że użytkownik usunie je wcześniej lub dłuższy okres jest niezbędny do zapewnienia funkcjonalności, której użytkownik wyraźnie zażądał.
• Zapisy dotyczące subskrypcji, rozliczeń i transakcji: przechowywane przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy podatkowe, rachunkowe i finansowe. Jeżeli zastosowanie mają wymogi dotyczące przechowywania dokumentacji podatku dochodowego od osób prawnych (Corporate Tax) w ZEA, odpowiednie zapisy są przechowywane przez co najmniej siedem lat od zakończenia okresu podatkowego, którego dotyczą.
• Dzienniki techniczne, bezpieczeństwa i diagnostyczne: przechowywane wyłącznie przez okres racjonalnie niezbędny do celów bezpieczeństwa, zapobiegania oszustwom, rozwiązywania problemów i zgodności z przepisami oraz usuwane lub anonimizowane, gdy nie są już potrzebne.
• Kopie zapasowe: usuwane lub nadpisywane w ramach normalnego cyklu kopii zapasowych, a w każdym przypadku w ciągu 90 dni od usunięcia danych z aktywnych systemów, chyba że prawo wymaga dłuższego okresu.

Po upływie obowiązującego okresu przechowywania dane osobowe są bezpiecznie usuwane lub nieodwracalnie anonimizowane.

Usuwanie konta i dokumentów

Użytkownik może usuwać pojedyncze dokumenty za pomocą dostępnej funkcjonalności Vaaau oraz może zażądać usunięcia swojego konta i powiązanych danych osobowych.

Użytkownik może również złożyć wniosek o usunięcie, kontaktując się z nami pod adresem hello@profsoft.ae.

Po usunięciu konta dane osobowe powiązane z kontem zostaną usunięte lub zanonimizowane w ciągu 30 dni, z wyjątkiem przypadków, w których przechowywanie określonych informacji jest niezbędne do:

• wypełnienia obowiązku prawnego;
• zachowania wymaganej dokumentacji podatkowej, rachunkowej lub transakcyjnej;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych;
• zbadania oszustw, nadużyć lub incydentów bezpieczeństwa lub zapobiegania im, jeżeli dalsze przechowywanie jest dozwolone przez prawo.

Dane osobowe mogą pozostawać w kopiach zapasowych do 90 dni po ich usunięciu z aktywnych systemów. W tym okresie dane z kopii zapasowych są przechowywane wyłącznie w celach odzyskiwania po awarii, bezpieczeństwa i ciągłości działania i nie są wykorzystywane do zwykłego działania Usługi. Jeżeli w tym okresie kopia zapasowa zostanie przywrócona, dane objęte wcześniej ważnym wnioskiem o usunięcie zostaną ponownie usunięte zgodnie z naszymi procedurami usuwania.

Jeżeli inny użytkownik Vaaau zgodnie z prawem pobrał, wyeksportował lub w inny sposób uzyskał informacje udostępnione mu przez użytkownika, usunięcie tych informacji z konta użytkownika nie powoduje automatycznego usunięcia kopii samodzielnie przechowywanych przez tego użytkownika.

Prawa użytkownika zależą od przepisów o ochronie danych mających zastosowanie do użytkownika i do naszego przetwarzania jego danych osobowych. Ponieważ Vaaau jest przeznaczony przede wszystkim dla użytkowników w Europie, prawa określone w RODO stanowią podstawowe ramy niniejszego punktu.

Prawa użytkowników w EOG na mocy RODO

Jeżeli zastosowanie ma RODO, użytkownik ma prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych i uzyskania informacji o sposobie ich przetwarzania;
• sprostowania nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych;
• żądania usunięcia swoich danych osobowych, z zastrzeżeniem mających zastosowanie wyjątków prawnych;
• ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych w określonych okolicznościach;
• otrzymania i przeniesienia swoich danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, jeżeli zastosowanie ma prawo do przenoszenia danych;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszych prawnie uzasadnionych interesach, w tym prawa do sprzeciwu w dowolnym momencie wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed wycofaniem;
• wykonywania mających zastosowanie praw związanych ze zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji, w tym prawa do niepodlegania decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, jeżeli decyzja taka wywołuje skutki prawne lub podobnie istotne skutki;
• wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego ds. ochrony danych w EOG.

Vaaau nie wykorzystuje obecnie zautomatyzowanego przetwarzania do podejmowania decyzji wywołujących wobec użytkowników skutki prawne lub podobnie istotne skutki.

Jak wykonywać swoje prawa

Użytkownik może wykonywać swoje prawa, kontaktując się z nami pod adresem: hello@profsoft.ae

Użytkownicy w Unii Europejskiej mogą również kontaktować się z naszym przedstawicielem w UE:

• Kirill Olegovich Kaplin
• Rua da Seca do Bacalhau, 440, Fração Y
• Canidelo, Vila Nova de Gaia
• 4400-396, Portugal
• E-mail: hello@profsoft.ae

Przed rozpatrzeniem wniosku możemy zażądać informacji racjonalnie niezbędnych do weryfikacji tożsamości użytkownika.

Jeżeli zastosowanie ma RODO, odpowiemy na ważny wniosek bez zbędnej zwłoki, zwykle w ciągu miesiąca od jego otrzymania. Jeżeli pozwala na to prawo, okres ten może zostać przedłużony ze względu na złożoność lub liczbę wniosków, o czym odpowiednio poinformujemy użytkownika.

Niektóre prawa mogą podlegać ograniczeniom i wyjątkom przewidzianym przez obowiązujące prawo.

Dodatkowe prawa użytkowników w Stanach Zjednoczonych

W zależności od stanu zamieszkania użytkownika oraz możliwości zastosowania odpowiednich amerykańskich przepisów o prywatności do Vaaau, użytkownikowi mogą przysługiwać dodatkowe prawa, w tym prawa dostępu do danych osobowych, ich sprostowania lub usunięcia, otrzymania przenośnej kopii swoich danych oraz rezygnacji z określonych sposobów wykorzystywania lub ujawniania danych osobowych, jeżeli wymaga tego prawo.

Vaaau nie sprzedaje danych osobowych.

Jeżeli mające zastosowanie amerykańskie przepisy o prywatności przewidują dodatkowe prawa, będziemy rozpatrywać wnioski zgodnie z tymi przepisami.

Dodatkowe prawa użytkowników w ZEA

Jeżeli zastosowanie mają przepisy o ochronie danych ZEA, użytkownikowi mogą przysługiwać dodatkowe prawa, w tym prawa dostępu do informacji o przetwarzaniu jego danych osobowych, żądania sprostowania lub usunięcia, ograniczenia określonego przetwarzania, żądania przenoszenia danych, gdy ma to zastosowanie, wycofania zgody oraz wykonywania praw związanych z określonym zautomatyzowanym przetwarzaniem.

Wnioski dotyczące tych praw można składać na adres hello@profsoft.ae.

Osoby małoletnie

Vaaau jest przeznaczony do użytku przez osoby, które ukończyły 18 lat.

Dorosły użytkownik może przesyłać i przechowywać dokumenty dotyczące swoich dzieci lub innych osób małoletnich, jeżeli jest zgodnie z prawem uprawniony do dostarczania i przetwarzania takich informacji. Przetwarzanie takich danych podlega postanowieniom niniejszej Polityki prywatności.

Jeżeli dowiemy się, że osoba poniżej 18 roku życia założyła konto lub przekazała nam bezpośrednio dane osobowe bez odpowiedniej podstawy prawnej, możemy usunąć odpowiednie informacje i zamknąć konto.

Pliki cookie i podobne technologie

Nasza strona internetowa i Usługa mogą wykorzystywać pliki cookie, zestawy do tworzenia oprogramowania (SDK), pamięć lokalną i podobne technologie, gdy jest to niezbędne do:

• uwierzytelniania użytkowników i utrzymywania bezpiecznych sesji;
• zapamiętywania niezbędnych ustawień i preferencji;
• ochrony Usługi i zapobiegania nieuprawnionemu dostępowi;
• diagnozowania błędów technicznych i utrzymywania wydajności Usługi.

Technologie, które są ściśle niezbędne do działania i bezpieczeństwa Usługi, mogą być wykorzystywane bez zgody, jeżeli pozwala na to obowiązujące prawo.

Jeżeli korzystamy z nieniezbędnych technologii analitycznych, reklamowych lub podobnych, które wymagają zgody na mocy obowiązującego prawa, zostaną one aktywowane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody. Użytkownik może wycofać lub zmienić taką zgodę w dowolnym momencie za pomocą dostępnych ustawień lub narzędzi zarządzania zgodami.

W razie potrzeby dodatkowe informacje o tych technologiach zostaną przekazane w naszej Polityce plików cookie lub odpowiednim interfejsie zgody.

Komunikacja serwisowa i marketingowa

Możemy wysyłać komunikaty niezbędne do działania Vaaau, w tym:

• wiadomości dotyczące konta i uwierzytelniania;
• powiadomienia o bezpieczeństwie;
• informacje o subskrypcji i płatnościach;
• przypomnienia o terminach ważności dokumentów;
• ważne aktualizacje dotyczące Usługi lub kwestii prawnych;
• odpowiedzi na zgłoszenia do wsparcia.

Komunikaty te są niezbędne do działania Usługi i nie zawsze mogą podlegać możliwości rezygnacji.

Możemy wysyłać komunikaty marketingowe lub promocyjne, jeżeli pozwala na to obowiązujące prawo oraz, gdy jest to wymagane, po uzyskaniu zgody użytkownika. Użytkownik może w dowolnym momencie zrezygnować z komunikatów marketingowych, korzystając z mechanizmu rezygnacji dostępnego w danej wiadomości lub kontaktując się z nami pod adresem hello@profsoft.ae.

Powiadomieniami push można zarządzać w ustawieniach urządzenia lub aplikacji.

Zmiany niniejszej Polityki prywatności

Możemy okresowo aktualizować niniejszą Politykę prywatności, aby odzwierciedlić zmiany w Usłudze, naszych praktykach przetwarzania danych lub obowiązujących wymogach prawnych.

Aktualna wersja niniejszej Polityki prywatności zawsze będzie wskazywać datę jej ostatniej aktualizacji.

Jeżeli wprowadzimy istotne zmiany, które znacząco wpłyną na sposób przetwarzania przez nas danych osobowych lub na prawa użytkownika, przekażemy odpowiednie powiadomienie, w tym za pośrednictwem Usługi lub pocztą elektroniczną, co najmniej 30 dni przed wejściem zmian w życie, jeżeli będzie to racjonalnie wykonalne.

Jeżeli zmiana wymaga zgody użytkownika na mocy obowiązujących przepisów o ochronie danych, zwrócimy się o taką zgodę przed rozpoczęciem danego przetwarzania.

Zachęcamy do okresowego zapoznawania się z niniejszą Polityką prywatności.

Kontakt

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności, naszego przetwarzania danych osobowych lub chęci wykonania praw w zakresie ochrony danych można skontaktować się z nami:

• PROFSOFT GLOBAL - FZCO
• Numer rejestracyjny: DSO-FZCO-19380
• Numer licencji: 21028
• DSO-IFZA, IFZA Properties, Dubai Silicon Oasis, Dubai, UAE
• Tel.: +971 585798657
• E-mail: hello@profsoft.ae

Przedstawiciel w UE

W sprawach związanych z RODO użytkownicy w Unii Europejskiej mogą również kontaktować się z naszym przedstawicielem na podstawie art. 27 RODO:

• Kirill Olegovich Kaplin
• Rua da Seca do Bacalhau, 440, Fração Y
• Canidelo, Vila Nova de Gaia
• 4400-396, Portugal
• E-mail: hello@profsoft.ae