Informativa sulla privacy

La presente Informativa sulla privacy spiega come PROFSOFT GLOBAL - FZCO («Società», «noi», «ci» o «nostro») raccoglie, utilizza, conserva, condivide e protegge i dati personali in relazione a Vaaau, una cassaforte digitale per la famiglia (il «Servizio»).

La presente Informativa sulla privacy si applica alla nostra applicazione mobile, al sito web e agli altri servizi direttamente correlati a Vaaau.

Ai fini delle normative applicabili in materia di protezione dei dati, PROFSOFT GLOBAL - FZCO agisce in qualità di titolare del trattamento dei dati personali trattati come descritto nella presente Informativa sulla privacy.

Il Servizio può essere disponibile per utenti di diversi paesi. Trattiamo i dati personali in conformità alle normative applicabili in materia di protezione dei dati e di privacy, incluso, ove applicabile, il Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 («GDPR»).

Titolare del trattamento:

• PROFSOFT GLOBAL - FZCO
• Numero di registrazione: DSO-FZCO-19380
• Numero di licenza: 21028
• Indirizzo: DSO-IFZA, IFZA Properties, Dubai Silicon Oasis, Dubai, UAE
• Tel.: +971 585798657
• E-mail: hello@profsoft.ae

Rappresentante nell'UE

Ai sensi dell'articolo 27 del GDPR, PROFSOFT GLOBAL - FZCO ha designato il seguente rappresentante nell'Unione europea:

• Kirill Olegovich Kaplin
• Rua da Seca do Bacalhau, 440, Fração Y
• Canidelo, Vila Nova de Gaia
• 4400-396, Portugal
• E-mail: hello@profsoft.ae

La presente Informativa sulla privacy dovrebbe essere letta unitamente ai nostri Termini di utilizzo.

A seconda di come l'utente utilizza Vaaau, possiamo raccogliere e trattare le seguenti categorie di dati personali.

Informazioni relative all'account e all'autenticazione

Quando l'utente crea il proprio account Vaaau o vi accede, possiamo trattare:

• il nome dell'utente;
• l'indirizzo e-mail;
• le credenziali di autenticazione e dell'account;
• le impostazioni e le preferenze dell'account;
• le informazioni relative al piano di abbonamento dell'utente.

L'utente può creare il proprio account o accedervi utilizzando il proprio indirizzo e-mail o servizi di autenticazione di terze parti, tra cui Sign in with Apple e Sign in with Google.

Qualora l'utente scelga di accedere tramite Apple o Google, possiamo ricevere determinate informazioni dal fornitore pertinente, come l'identificativo dell'account, il nome e l'indirizzo e-mail, a seconda delle informazioni che l'utente sceglie di condividere e delle impostazioni del fornitore.

Qualora l'utente utilizzi Sign in with Apple e scelga di nascondere il proprio indirizzo e-mail, possiamo ricevere un indirizzo e-mail di inoltro privato generato da Apple anziché l'indirizzo e-mail effettivo.

Documenti e contenuti

Vaaau consente agli utenti di caricare e archiviare documenti in una cassaforte digitale familiare. Possiamo trattare:

• documenti, immagini e altri file caricati sul Servizio;
• le informazioni contenute in tali documenti;
• i metadati dei documenti, inclusi i nomi dei file, i tipi di documento, le date di caricamento e le categorie;
• le informazioni estratte dai documenti, inclusi nomi, date, dettagli dei documenti e date di scadenza;
• le domande poste alla funzionalità di IA e le risposte generate dall'IA;
• le informazioni necessarie per organizzare, ricercare e gestire i documenti all'interno del Servizio.

Il contenuto dei documenti caricati può includere dati personali relativi sia all'utente sia ad altre persone fisiche.

Dati sensibili e categorie particolari di dati personali

Poiché Vaaau è progettato per archiviare diversi tipi di documenti personali e familiari, i documenti caricati possono contenere informazioni sensibili.

Ciò può includere informazioni sanitarie e altre categorie particolari di dati personali ai sensi dell'articolo 9 del GDPR, come dati che rivelano l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l'appartenenza sindacale, dati genetici o biometrici, o informazioni relative alla vita sessuale o all'orientamento sessuale di una persona.

I documenti possono inoltre contenere altre informazioni sensibili, inclusi numeri di documenti di identità, informazioni finanziarie, informazioni assicurative e documentazione personale analoga.

Trattiamo tali informazioni solo nella misura necessaria a fornire le funzioni richieste dall'utente e in conformità alle normative applicabili in materia di protezione dei dati.

Dati personali di familiari e altre persone

I documenti caricati su Vaaau possono contenere dati personali relativi a familiari o ad altre persone, inclusi coniugi, figli, genitori e altre persone le cui informazioni compaiono nei documenti caricati.

Qualora l'utente carichi, condivida o fornisca in altro modo dati personali relativi ad altra persona, dichiara di essere legittimamente autorizzato a fornirci tali dati e a consentirne il trattamento in conformità alla presente Informativa sulla privacy.

Qualora tali documenti contengano categorie particolari di dati personali ai sensi dell'articolo 9 del GDPR, incluse informazioni sanitarie, il loro trattamento è soggetto ai requisiti aggiuntivi descritti nella presente Informativa sulla privacy.

Informazioni di pagamento e di abbonamento

I pagamenti possono essere elaborati tramite l'Apple App Store, Google Play o altri fornitori di servizi di pagamento autorizzati.

Possiamo ricevere informazioni limitate relative all'acquisto o all'abbonamento dell'utente, quali:

• piano di abbonamento e relativo stato;
• identificativo della transazione o dell'acquisto;
• data e importo del pagamento;
• paese o regione di fatturazione;
• informazioni relative al rinnovo, all'annullamento o al rimborso dell'abbonamento.

Non riceviamo né conserviamo i dati completi delle carte di pagamento qualora i pagamenti siano elaborati direttamente da fornitori di servizi di pagamento terzi.

Dati tecnici e di utilizzo

Quando l'utente utilizza il Servizio, possiamo trattare automaticamente determinate informazioni tecniche necessarie al funzionamento, alla sicurezza e al miglioramento di Vaaau, incluse:

• indirizzo IP;
• tipo di dispositivo e sistema operativo;
• versione dell'applicazione;
• impostazioni di lingua e regionali;
• informazioni di accesso e autenticazione;
• log di utilizzo, diagnostica, errori e sicurezza.

Fonti dei dati personali

Possiamo ottenere dati personali:

• direttamente dall'utente, quando crea o utilizza un account, carica documenti, utilizza le funzionalità di IA, gestisce l'abbonamento o ci contatta;
• da Apple o Google, qualora l'utente scelga di creare il proprio account o di accedervi utilizzando Sign in with Apple o Sign in with Google;
• dall'Apple App Store, da Google Play o da altri fornitori di servizi di pagamento autorizzati, in relazione ad acquisti e abbonamenti;
• da altri utenti Vaaau, qualora questi invitino l'utente a una cassaforte familiare, condividano documenti o forniscano in altro modo informazioni che lo riguardano tramite il Servizio;
• automaticamente quando l'utente utilizza il Servizio, inclusi determinati dati tecnici, di autenticazione, di sicurezza e di utilizzo;
• dal trattamento dei documenti caricati dall'utente, qualora Vaaau estragga, classifichi o generi informazioni necessarie a fornire il Servizio, come il tipo di documento, i dettagli pertinenti e le date di scadenza.

Qualora un utente carichi un documento contenente dati personali di altra persona, riceviamo tali informazioni dall'utente che ha caricato il documento.

Come utilizziamo i dati personali

Utilizziamo i dati personali esclusivamente per finalità connesse alla fornitura, alla gestione e alla protezione di Vaaau, anche per:

• creare, autenticare e gestire gli account degli utenti;
• archiviare, organizzare, ricercare e gestire i documenti nella cassaforte digitale;
• riconoscere e classificare i documenti ed estrarne le informazioni pertinenti, incluse le date di scadenza;
• elaborare le domande degli utenti e generare risposte assistite dall'IA basate sui documenti caricati;
• fornire le funzionalità di cassaforte familiare e di condivisione dei documenti;
• gestire abbonamenti, acquisti, rinnovi, annullamenti e rimborsi;
• inviare comunicazioni relative al Servizio, incluse notifiche di sicurezza e promemoria di scadenza dei documenti;
• fornire assistenza clienti e rispondere alle richieste degli utenti;
• mantenere la sicurezza e l'integrità del Servizio, rilevare accessi non autorizzati e prevenire abusi;
• diagnosticare errori, mantenere e migliorare le prestazioni e l'affidabilità del Servizio;
• adempiere agli obblighi di legge applicabili e rispondere alle richieste legittime delle autorità competenti;
• accertare, esercitare o difendere diritti in sede giudiziaria, ove necessario.

Ove si applichi il GDPR, trattiamo i dati personali solo qualora disponiamo di una valida base giuridica ai sensi della normativa applicabile in materia di protezione dei dati. La base giuridica dipende dalla finalità e dalla natura del trattamento:

• Creazione, autenticazione e gestione dell'account Vaaau dell'utente — esecuzione di un contratto (articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR).
• Archiviazione, organizzazione, ricerca e gestione dei documenti su richiesta dell'utente — esecuzione di un contratto (articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR).
• Riconoscimento e classificazione dei documenti, estrazione delle informazioni pertinenti e delle date di scadenza, e fornitura delle funzionalità assistite dall'IA richieste dall'utente — esecuzione di un contratto (articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR).
• Gestione di abbonamenti, acquisti, rinnovi, annullamenti e rimborsi — esecuzione di un contratto (articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR) e, ove applicabile, adempimento di obblighi di legge (articolo 6, paragrafo 1, lettera c) del GDPR).
• Invio delle necessarie notifiche relative al Servizio, alla sicurezza e ai documenti — esecuzione di un contratto (articolo 6, paragrafo 1, lettera b) del GDPR) o nostri legittimi interessi (articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR).
• Protezione del Servizio, prevenzione di frodi o accessi non autorizzati, mantenimento della sicurezza e diagnosi di problemi tecnici — nostri legittimi interessi a gestire e proteggere Vaaau in modo sicuro (articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR).
• Adempimento delle normative applicabili e delle richieste legittime delle autorità competenti — adempimento di un obbligo di legge (articolo 6, paragrafo 1, lettera c) del GDPR).
• Accertamento, esercizio o difesa di diritti in sede giudiziaria — nostri legittimi interessi (articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR) o altri fondamenti giuridici applicabili.

Categorie particolari di dati personali

I documenti caricati possono contenere categorie particolari di dati personali ai sensi dell'articolo 9 del GDPR, incluse informazioni sanitarie e altre informazioni sensibili descritte nella Sezione 2.

Qualora trattiamo tali dati, necessitiamo sia di una base giuridica ai sensi dell'articolo 6 del GDPR sia di una condizione applicabile ai sensi dell'articolo 9 del GDPR.

Ove richiesto, ci basiamo sul consenso esplicito dell'interessato ai sensi dell'articolo 9, paragrafo 2, lettera a) del GDPR. Tale consenso deve essere specifico e informato e può essere revocato in qualsiasi momento. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca del consenso.

Qualora un documento caricato contenga categorie particolari di dati personali relative ad altra persona, tali dati possono essere caricati e trattati solo qualora sussistano una base giuridica applicabile e un'eccezione ai sensi dell'articolo 9 del GDPR.

Consenso

Qualora il trattamento si basi sul consenso dell'utente, questi può revocare tale consenso in qualsiasi momento tramite le impostazioni disponibili del Servizio o contattandoci all'indirizzo hello@profsoft.ae.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basato sul consenso effettuato prima della revoca. Qualora il trattamento in questione sia necessario a fornire una funzionalità richiesta dall'utente, la revoca del consenso può impedirci di continuare a fornire tale funzionalità.

Legittimi interessi

Qualora ci basiamo sui nostri legittimi interessi ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettera f) del GDPR, valutiamo se il trattamento sia necessario per il legittimo interesse in questione e se i diritti e le libertà dell'utente prevalgano su tale interesse.

I nostri legittimi interessi possono includere il mantenimento della sicurezza, dell'integrità e dell'affidabilità di Vaaau, la prevenzione di frodi e abusi, la risoluzione di problemi tecnici e la tutela dei nostri diritti legali.

Vaaau utilizza l'intelligenza artificiale e altre tecnologie automatizzate per fornire determinate funzionalità del Servizio.

Come utilizziamo l'IA

Quando l'utente carica documenti o utilizza funzionalità basate sull'IA, Vaaau può automaticamente:

• riconoscere e classificare i documenti;
• estrarre testo e informazioni pertinenti dai documenti;
• identificare i tipi di documento e le date di scadenza;
• organizzare e indicizzare le informazioni per la ricerca;
• elaborare le domande relative ai documenti dell'utente;
• generare risposte basate sulle informazioni contenute nei documenti dell'utente.

Le risposte generate dall'IA sono fornite a fini informativi e possono essere inesatte o incomplete. Gli utenti dovrebbero verificare le informazioni importanti rispetto ai documenti originali.

Fornitori di servizi di IA

Per fornire le funzionalità basate sull'IA, Vaaau utilizza attualmente i seguenti servizi di IA:

• modelli Cohere tramite Amazon Bedrock nella regione AWS Europe (Francoforte), Germania, per la generazione di embedding e il reranking delle informazioni utilizzate per la ricerca e il recupero dei documenti;
• Mistral AI OCR, per il riconoscimento ottico dei caratteri e l'estrazione di informazioni da documenti e immagini, con trattamento configurato in Francia;
• Anthropic Claude Haiku 4.5 tramite Amazon Bedrock nella regione AWS Europe (Francoforte), Germania, per la chat basata sull'IA e le risposte alle domande basate sui documenti degli utenti.

Al servizio di IA applicabile vengono trasmesse solo le informazioni necessarie all'esecuzione dell'operazione in questione.

Qualora si acceda ai modelli di IA tramite Amazon Bedrock, i relativi fornitori di modelli non hanno accesso, tramite Amazon Bedrock, all'account Amazon Bedrock di Vaaau, ai log di servizio, ai prompt o alle risposte generate.

Possiamo sostituire o aggiornare i modelli di IA e i fornitori di servizi con lo sviluppo del Servizio, a condizione che tale trattamento continui a rispettare i requisiti applicabili in materia di protezione dei dati.

Utilizzo dei dati per l'addestramento dell'IA

Non utilizziamo i documenti caricati dall'utente, i dati personali, le domande o le risposte generate dall'IA per addestrare o perfezionare modelli di IA per nostre finalità.

Selezioniamo e configuriamo i servizi di IA di terze parti in modo che i contenuti degli utenti trattati tramite Vaaau non siano utilizzati per addestrare i loro modelli di IA per uso generale, salvo che ne informiamo chiaramente l'utente e disponiamo di un'adeguata base giuridica ai sensi della normativa applicabile in materia di protezione dei dati.

Processo decisionale automatizzato

Vaaau non utilizza l'intelligenza artificiale o il trattamento automatizzato per adottare, nei confronti degli utenti, decisioni che producano effetti giuridici o che incidano su di loro in modo analogamente significativo ai sensi dell'articolo 22 del GDPR.

Le funzionalità di IA sono utilizzate per assistere nel riconoscimento, nell'organizzazione, nella ricerca dei documenti e nel recupero delle informazioni e non determinano l'idoneità di un utente a occupazione, credito, assicurazione, assistenza sanitaria o altri servizi di analoga rilevanza.

Vaaau può consentire agli utenti di condividere documenti o informazioni con familiari o altri utenti autorizzati.

Condivisione e autorizzazioni di accesso

L'utente controlla se e con chi condividere documenti o informazioni tramite Vaaau.

A seconda delle funzionalità disponibili, l'utente può concedere ad altro utente l'accesso a specifici documenti, informazioni o sezioni di una cassaforte familiare.

Una persona che riceve l'accesso può essere in grado di visualizzare o utilizzare in altro modo le informazioni condivise nei limiti delle autorizzazioni concessele.

L'utente è responsabile di assicurarsi di essere legittimamente autorizzato a condividere dati personali relativi ad altre persone e di selezionare destinatari e autorizzazioni di accesso appropriati.

Gestione e revoca dell'accesso

Qualora la funzionalità pertinente sia disponibile, l'utente può modificare o revocare le autorizzazioni di accesso tramite Vaaau.

La revoca dell'accesso impedisce all'utente in questione di accedere alle informazioni tramite Vaaau da quel momento in poi. Tuttavia, non possiamo controllare le copie o le informazioni che altro utente possa aver legittimamente scaricato, esportato o altrimenti ottenuto prima della revoca dell'accesso.

Protezione delle informazioni condivise

Attuiamo misure tecniche e organizzative volte a limitare l'accesso ai documenti e ai dati personali agli utenti autorizzati.

L'accesso alle informazioni condivise è limitato secondo le autorizzazioni concesse tramite il Servizio. Gli utenti non dovrebbero condividere le proprie credenziali di accesso e dovrebbero adottare misure ragionevoli per proteggere l'accesso ai propri account.

Non vendiamo i dati personali dell'utente.

Possiamo divulgare dati personali solo qualora necessario a fornire, gestire, proteggere e supportare Vaaau, o qualora la divulgazione sia richiesta dalla normativa applicabile.

Fornitori di servizi

Possiamo condividere dati personali con fornitori di servizi terzi che svolgono servizi necessari al funzionamento di Vaaau, inclusi:

• Amazon Web Services (AWS), incluso Amazon Bedrock, per l'infrastruttura cloud e le funzionalità basate sull'IA. Vaaau utilizza modelli resi disponibili tramite Amazon Bedrock, inclusi i modelli Cohere per embedding e reranking e Anthropic Claude Haiku 4.5 per la chat assistita dall'IA;
• Mistral AI, per l'OCR e l'estrazione di testo e informazioni dai documenti e dalle immagini caricati;
• Apple e Google, qualora l'utente scelga di utilizzare i loro servizi di autenticazione per creare il proprio account o accedervi;
• l'Apple App Store, Google Play e altri fornitori di servizi di pagamento autorizzati, per l'elaborazione di acquisti, abbonamenti, rinnovi, annullamenti e rimborsi;
• fornitori di servizi di e-mail, notifica e assistenza clienti, ove necessario per comunicare con gli utenti e fornire assistenza;
• fornitori di servizi di sicurezza, monitoraggio e servizi tecnici, ove necessario per proteggere, mantenere e migliorare il Servizio.

Qualora si acceda ai modelli di IA tramite Amazon Bedrock, i relativi fornitori di modelli non ricevono accesso diretto, tramite Amazon Bedrock, all'account di Vaaau, ai log di servizio, ai prompt o alle risposte dei modelli.

I fornitori di servizi che trattano dati personali per nostro conto sono tenuti a trattare tali dati esclusivamente per le finalità pertinenti e in conformità ai requisiti contrattuali e di protezione dei dati applicabili.

Qualora un fornitore terzo agisca in qualità di titolare autonomo del trattamento dei dati personali, il suo trattamento è disciplinato anche dalla sua informativa sulla privacy e dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati.

Altri utenti

I dati personali possono essere divulgati a familiari o ad altri utenti Vaaau autorizzati qualora l'utente scelga di condividere con loro documenti o informazioni.

Tale divulgazione è limitata alle autorizzazioni di accesso concesse tramite il Servizio, in conformità alla presente Informativa sulla privacy.

Divulgazioni legali e professionali

Possiamo divulgare dati personali:

• alle autorità pubbliche, ai tribunali o alle autorità di regolamentazione competenti, ove richiesto dalla normativa applicabile o da una richiesta legittima;
• ove necessario per accertare, esercitare o difendere diritti in sede giudiziaria;
• a consulenti legali, contabili, di revisione o altri consulenti professionali, ove ragionevolmente necessario per la fornitura dei loro servizi;
• nell'ambito di una fusione, acquisizione, ristrutturazione, operazione di finanziamento o trasferimento di tutta o parte della nostra attività, nel rispetto dei requisiti applicabili in materia di protezione dei dati.

Localizzazione dei dati

Vaaau è progettato in modo che l'archiviazione e il trattamento primari dei dati degli utenti avvengano all'interno dello Spazio economico europeo («SEE»).

Il trattamento relativo all'IA è attualmente configurato principalmente in Europa, inclusi:

• i servizi Amazon Bedrock nella regione AWS Europe, inclusa Francoforte, Germania;
• il trattamento Mistral AI OCR configurato in Francia.

A seconda della configurazione di Amazon Bedrock, determinate richieste di IA possono essere elaborate in altra regione AWS all'interno dei confini geografici europei, rimanendo comunque in Europa.

Ci adoperiamo per mantenere l'archiviazione e il trattamento dei documenti e dei loro contenuti all'interno del SEE ogniqualvolta ragionevolmente possibile.

Sicurezza dei dati

Attuiamo misure tecniche e organizzative appropriate volte a garantire un livello di sicurezza adeguato alla natura e alla sensibilità dei dati personali trattati tramite Vaaau e ai rischi associati a tale trattamento.

Tali misure includono, a seconda dei casi:

• la protezione dei dati personali durante la trasmissione e l'archiviazione mediante adeguate tecnologie di cifratura e di comunicazione sicura;
• controlli di accesso volti a garantire che i dati personali e i documenti caricati siano accessibili solo agli utenti, al personale e ai sistemi autorizzati che necessitano di tale accesso;
• misure di autenticazione e di sicurezza degli account volte a prevenire accessi non autorizzati;
• la registrazione e il monitoraggio degli accessi amministrativi e rilevanti ai fini della sicurezza ai sistemi contenenti dati personali;
• procedure protette di backup e ripristino volte a preservare la disponibilità e l'integrità dei dati;
• monitoraggio tecnico, aggiornamenti di sicurezza e misure volte a identificare e affrontare vulnerabilità, accessi non autorizzati e altri incidenti di sicurezza.

L'accesso del personale di PROFSOFT GLOBAL - FZCO ai documenti degli utenti e ai loro contenuti è limitato alle circostanze in cui tale accesso sia ragionevolmente necessario per l'assistenza clienti, le indagini di sicurezza, la manutenzione tecnica, l'adempimento di obblighi di legge o la protezione del Servizio e dei suoi utenti.

Il personale e i fornitori di servizi autorizzati a trattare dati personali sono soggetti ad adeguati obblighi di riservatezza e di protezione dei dati.

Riesaminiamo periodicamente le nostre misure di sicurezza tecniche e organizzative e le aggiorniamo ove opportuno, tenendo conto dello stato dell'arte, della natura del trattamento e dei rischi per gli utenti.

Nessun sistema elettronico può garantire una sicurezza assoluta. Qualora veniamo a conoscenza di una violazione dei dati personali, valuteremo l'incidente e vi risponderemo, ed effettueremo le notifiche alle persone interessate e alle autorità di controllo competenti richieste dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati.

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alle finalità per le quali sono stati raccolti e trattati, salvo che un periodo di conservazione più lungo sia richiesto o consentito dalla normativa applicabile.

Periodi di conservazione

Salvo che un periodo più lungo sia richiesto dalla normativa applicabile o sia necessario per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di diritti in sede giudiziaria, applichiamo i seguenti periodi di conservazione:

• Informazioni dell'account: conservate finché l'account Vaaau dell'utente è attivo e rimosse dai sistemi attivi entro 30 giorni dalla chiusura dell'account, salvo che la conservazione continuativa sia richiesta dalla normativa applicabile.
• Documenti caricati e informazioni estratte: conservati finché i documenti in questione rimangono nell'account dell'utente. Quando l'utente elimina un documento o chiude l'account, il documento e le relative informazioni estratte vengono rimossi dai sistemi attivi entro 30 giorni. Le copie contenute nei sistemi di backup possono permanere fino all'eliminazione o alla sovrascrittura del backup in questione, in conformità al ciclo di backup descritto di seguito.
• Domande e risposte dell'IA: conservate fino a 90 giorni dopo la relativa interazione, salvo che l'utente le elimini prima o che un periodo più lungo sia necessario a fornire funzionalità specificamente richieste dall'utente.
• Registrazioni di abbonamento, fatturazione e transazione: conservate per il periodo richiesto dalle normative fiscali, contabili e finanziarie applicabili. Qualora si applichino i requisiti di conservazione documentale dell'imposta sulle società degli EAU, le registrazioni pertinenti sono conservate per almeno sette anni dalla fine del periodo d'imposta cui si riferiscono.
• Log tecnici, di sicurezza e diagnostici: conservati solo per il periodo ragionevolmente necessario a finalità di sicurezza, prevenzione delle frodi, risoluzione dei problemi e conformità, ed eliminati o anonimizzati quando non più necessari.
• Copie di backup: eliminate o sovrascritte nell'ambito del normale ciclo di backup e, in ogni caso, entro 90 giorni dalla rimozione dei dati in questione dai sistemi attivi, salvo che un periodo più lungo sia richiesto dalla legge.

Alla scadenza del periodo di conservazione applicabile, i dati personali vengono eliminati in modo sicuro o anonimizzati in modo irreversibile.

Eliminazione dell'account e dei documenti

L'utente può eliminare singoli documenti tramite le funzionalità disponibili di Vaaau e può richiedere l'eliminazione del proprio account e dei dati personali associati.

L'utente può inoltre presentare una richiesta di eliminazione contattandoci all'indirizzo hello@profsoft.ae.

A seguito dell'eliminazione dell'account, i dati personali associati all'account saranno eliminati o anonimizzati entro 30 giorni, salvo che la conservazione di specifiche informazioni sia necessaria per:

• adempiere a un obbligo di legge;
• conservare le registrazioni fiscali, contabili o di transazione richieste;
• accertare, esercitare o difendere diritti in sede giudiziaria;
• indagare o prevenire frodi, abusi o incidenti di sicurezza, ove la conservazione continuativa sia consentita dalla legge.

I dati personali possono permanere nelle copie di backup per un massimo di 90 giorni dopo la loro rimozione dai sistemi attivi. Durante tale periodo, i dati di backup sono conservati esclusivamente a fini di disaster recovery, sicurezza e continuità operativa e non sono utilizzati per il funzionamento ordinario del Servizio. Qualora un backup venga ripristinato durante tale periodo, i dati precedentemente oggetto di una valida richiesta di eliminazione saranno nuovamente eliminati in conformità alle nostre procedure di eliminazione.

Qualora altro utente Vaaau abbia legittimamente scaricato, esportato o altrimenti ottenuto informazioni che l'utente ha condiviso con lui, l'eliminazione di tali informazioni dall'account dell'utente non elimina automaticamente le copie conservate autonomamente da tale utente.

I diritti dell'utente dipendono dalle normative in materia di protezione dei dati applicabili all'utente e al nostro trattamento dei suoi dati personali. Poiché Vaaau è progettato principalmente per utenti in Europa, i diritti previsti dal GDPR costituiscono il quadro principale della presente Sezione.

Diritti degli utenti nel SEE ai sensi del GDPR

Ove si applichi il GDPR, l'utente ha il diritto di:

• accedere ai propri dati personali e ottenere informazioni su come vengono trattati;
• rettificare dati personali inesatti o incompleti;
• richiedere l'eliminazione dei propri dati personali, fatte salve le eccezioni di legge applicabili;
• limitare il trattamento dei propri dati personali in determinate circostanze;
• ricevere e trasferire i propri dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, ove si applichi il diritto alla portabilità dei dati;
• opporsi al trattamento basato sui nostri legittimi interessi, incluso il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento per finalità di marketing diretto;
• revocare il proprio consenso in qualsiasi momento, qualora il trattamento si basi sul consenso, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
• esercitare i diritti applicabili relativi al processo decisionale automatizzato, incluso il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato qualora tale decisione produca effetti giuridici o effetti analogamente significativi;
• proporre reclamo a un'autorità di controllo competente in materia di protezione dei dati nel SEE.

Vaaau non utilizza attualmente il trattamento automatizzato per adottare decisioni che producano effetti giuridici o effetti analogamente significativi sugli utenti.

Come esercitare i propri diritti

L'utente può esercitare i propri diritti contattandoci all'indirizzo: hello@profsoft.ae

Gli utenti dell'Unione europea possono inoltre contattare il nostro Rappresentante nell'UE:

• Kirill Olegovich Kaplin
• Rua da Seca do Bacalhau, 440, Fração Y
• Canidelo, Vila Nova de Gaia
• 4400-396, Portugal
• E-mail: hello@profsoft.ae

Possiamo richiedere le informazioni ragionevolmente necessarie a verificare l'identità dell'utente prima di elaborare una richiesta.

Ove si applichi il GDPR, risponderemo a una richiesta valida senza ingiustificato ritardo e, di norma, entro un mese dal ricevimento. Ove consentito dalla legge, tale periodo può essere prorogato in ragione della complessità o del numero delle richieste, nel qual caso ne informeremo l'utente.

Determinati diritti possono essere soggetti alle limitazioni e alle eccezioni previste dalla normativa applicabile.

Diritti aggiuntivi per gli utenti negli Stati Uniti

A seconda dello Stato di residenza dell'utente e dell'applicabilità a Vaaau della pertinente normativa statunitense sulla privacy, l'utente può godere di diritti aggiuntivi, inclusi i diritti di accedere alle informazioni personali, correggerle o eliminarle, ricevere una copia portabile dei propri dati e rifiutare determinati utilizzi o divulgazioni delle informazioni personali, ove richiesto dalla legge.

Vaaau non vende dati personali.

Qualora la normativa statunitense applicabile sulla privacy preveda diritti aggiuntivi, elaboreremo le richieste in conformità a tale normativa.

Diritti aggiuntivi per gli utenti negli EAU

Ove si applichi la normativa degli EAU in materia di protezione dei dati, l'utente può godere di diritti aggiuntivi, inclusi i diritti di accedere alle informazioni sul trattamento dei propri dati personali, richiederne la rettifica o l'eliminazione, limitare determinati trattamenti, richiedere la portabilità dei dati ove applicabile, revocare il consenso ed esercitare diritti relativi a determinati trattamenti automatizzati.

Le richieste relative a tali diritti possono essere presentate all'indirizzo hello@profsoft.ae.

Minori

Vaaau è destinato all'utilizzo da parte di persone di età pari o superiore a 18 anni.

Un utente adulto può caricare e archiviare documenti relativi ai propri figli o ad altri minori qualora sia legittimamente autorizzato a fornire e trattare tali informazioni. Il trattamento di tali dati è soggetto alle disposizioni della presente Informativa sulla privacy.

Qualora veniamo a conoscenza del fatto che una persona di età inferiore a 18 anni ha creato un account o ci ha fornito direttamente dati personali senza un'adeguata base giuridica, possiamo eliminare le informazioni in questione e chiudere l'account.

Cookie e tecnologie simili

Il nostro sito web e il Servizio possono utilizzare cookie, kit di sviluppo software (SDK), archiviazione locale e tecnologie simili ove necessario per:

• autenticare gli utenti e mantenere sessioni sicure;
• memorizzare impostazioni e preferenze essenziali;
• proteggere il Servizio e prevenire accessi non autorizzati;
• diagnosticare errori tecnici e mantenere le prestazioni del Servizio.

Le tecnologie strettamente necessarie al funzionamento e alla sicurezza del Servizio possono essere utilizzate senza consenso, ove consentito dalla normativa applicabile.

Qualora utilizziamo tecnologie non essenziali di analisi, pubblicità o simili che richiedano il consenso ai sensi della normativa applicabile, esse saranno attivate solo dopo aver ottenuto il consenso richiesto. L'utente può revocare o modificare tale consenso in qualsiasi momento tramite le impostazioni disponibili o gli strumenti di gestione del consenso.

Ove necessario, ulteriori informazioni su tali tecnologie saranno fornite tramite la nostra Politica sui cookie o la pertinente interfaccia di consenso.

Comunicazioni di servizio e di marketing

Possiamo inviare comunicazioni necessarie al funzionamento di Vaaau, incluse:

• messaggi relativi all'account e all'autenticazione;
• notifiche di sicurezza;
• informazioni su abbonamenti e pagamenti;
• promemoria di scadenza dei documenti;
• aggiornamenti importanti del Servizio o di carattere legale;
• risposte alle richieste di assistenza.

Tali comunicazioni sono necessarie al funzionamento del Servizio e potrebbero non essere sempre soggette alla possibilità di rinuncia.

Possiamo inviare comunicazioni di marketing o promozionali ove consentito dalla normativa applicabile e, ove richiesto, dopo aver ottenuto il consenso dell'utente. L'utente può annullare l'iscrizione alle comunicazioni di marketing in qualsiasi momento utilizzando il meccanismo di annullamento dell'iscrizione fornito nel messaggio pertinente o contattandoci all'indirizzo hello@profsoft.ae.

Le notifiche push possono essere gestite tramite le impostazioni del dispositivo o dell'applicazione.

Modifiche alla presente Informativa sulla privacy

Possiamo aggiornare la presente Informativa sulla privacy nel tempo per riflettere cambiamenti del Servizio, delle nostre pratiche di trattamento dei dati o dei requisiti di legge applicabili.

La versione corrente della presente Informativa sulla privacy indicherà sempre la data del suo ultimo aggiornamento.

Qualora apportiamo modifiche sostanziali che incidano in modo significativo sul nostro trattamento dei dati personali o sui diritti dell'utente, forniremo un'adeguata notifica, anche tramite il Servizio o via e-mail, almeno 30 giorni prima dell'entrata in vigore delle modifiche, ove ragionevolmente praticabile.

Qualora una modifica richieda il consenso dell'utente ai sensi della normativa applicabile in materia di protezione dei dati, richiederemo tale consenso prima dell'inizio del trattamento in questione.

Invitiamo l'utente a consultare periodicamente la presente Informativa sulla privacy.

Contattaci

Per qualsiasi domanda sulla presente Informativa sulla privacy o sul nostro trattamento dei dati personali, o per esercitare i propri diritti in materia di protezione dei dati, l'utente può contattarci:

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